Archivos Administrativos e Intermedios
1) Definición de archivo y documento: Funciones e importancia.
a) Definición de archivos.
Cuando hablamos de archivos, hay que definirlos de dos maneras: en principio, debemos definir a los archivos como institución, unidades de información y dependencias prestadoras de servicios de información. Y posteriormente, debemos definir a los archivos como el contenido o fondo documental.
Si bien, se define como “archivo” al local o edificio donde se organizan, conservan y consultan los documentos. Igualmente, se considera un “archivo”, al conjunto de documentos producidos o recibidos por una persona o entidad, pública o privada. Es un Término que designa tanto al continente como al contenido.
Para solucionar esta polisemia, algunos autores han optado por definir como “fondo documental” o “fondo de archivo”, al conjunto de documentos. Igualmente, otros autores diferencian los términos de la siguiente forma: al local o edificio donde están ubicados los documentos lo definen como “Archivo”, mientras que para los fondos documentales utilizan el término “archivo”.
En resumen, se considera Archivo a la institución o unidad de información que se dedique a la conservación organización y consulta de documentos, que contengan información cultural, histórica o relevante para la sociedad. Y se define como fondo documental, a todos los documentos que produce o recibe una persona, familia, empresa u organismo público en el ejercicio de sus actividades.
b) Funciones.
Según Antonia Heredia, las funciones de los archivos son recoger, conservar y servir. Y para otros autores, las funciones de los archivos son básicamente, conservar, organizar y distribuir los documentos.
Sin embargo, con la evolución que está sufriendo la archivología y la innovación que se está dando hoy en día, estaríamos limitando las funciones de los archivólogos y de los archivos, si tomamos en cuenta que en un archivo solo se conservan, organizan y distribuyen documentos.
En mi opinión, las funciones de los archivos deben ser las siguientes:
- Captar: Se trata de recoger la información adecuada y pertinente para el desarrollo de la institución, partiendo de los acontecimientos sociales, económicos, políticos y culturales. Igualmente, se debe supervisar la entrada y salida de los documentos de archivos.
- Conservar: Consiste en la conservación de los documentos que tengan un valor histórico, cultural y científico para nuestra institución.
- Organizar: Consiste en la ordenación sistemática y lógica de los documentos, bajo la creación de un sistema de archivo y la elaboración de un cuadro de clasificación documental.
- Difundir: Se trata de la creación de flujos de información, para que su trasmisión sea llevada a cabo de la forma más rápida y fácil posible.
Estas funciones están fundamentadas por todos los fenómenos tecnológicos que están ocurriendo actualmente. Tal es el caso, de la sociedad de la información, la gestión del conocimiento, el internet y las necesidades de la sociedad de estar cada vez más informada. Con todos estos avances, las funciones de un archivo no deben estancarse en la conservación y organización de documentos, sino ir más allá y establecer una captación y difusión de la información.
Así como las sociedades han evolucionado, los archivos y sus profesionales también deben evolucionar.
c) Importancia.
Como pudimos apreciar en la definición que describimos anteriormente, todas las familias, empresas e instituciones públicas, necesitan tener un archivo. En principio, las instituciones utilizan a los archivos como un centro documental donde repose toda la documentación producida y recibida en el ejercicio de sus actividades. No obstante, un archivo no es un depósito de documentos, como ya lo mencionamos antes, sus funciones constan de captar, conservar, organizar y difundir.
Podemos decir que un archivo es el motor de cada institución, ya que a partir de ellos se puede recoger información actual de todos los hechos que estén ocurriendo en la sociedad, y poder acceder a documentos certificados y respaldados que le suministren datos concretos a todos sus usuarios. Además, es la unidad de la institución que organiza toda su documentación bajo un orden lógico, con el fin de hacer recuperable la información que contenga cada documento. Adicionalmente, es el órgano que conserva aquellos documentos, que por su contenido histórico, científico, cultural y por su utilidad e importancia para el desarrollo de la entidad deben de ser resguardados y conservados. Además, un archivo debe de crear los tránsitos informacionales necesarios para una difusión efectiva de la información.
Un organismo si un sistema de archivo no podría funcionar, debido a que toda la información administrativa de la entidad se encuentra en los archivos y adicionalmente, toda la información externa que recibe la institución reposa en ellos. Por esta razón, se puede decir que los archivos son los enlaces de todas las unidades administrativas de una empresa, institución u organismo.
d) Definición de Documento
Cuando hablamos de documentos, existen una gran variedad de definiciones que debemos interpretar. A continuación mencionaremos algunas:
Según el profesor Félix Del Valle Gastaminza, de la Universidad Complutense en la Facultad de Ciencias de la Información, define a los documentos como todo objeto que ofrece información.
Por lo tanto, la Unión de Organismos de Documentación de Francia, los define como todo elemento de información o fuente registrada, materialmente susceptible de ser utilizada para consulta, estudio o prueba.
Por último, Martínez Comanche, define a los documentos como todo mensaje icónico y simbólico incorporado a un soporte permanente y empleado con una finalidad informativa.
Gastamniza Del Valle, Félix. Documento: concepto y tipologías. Madrid : Universidad Complutense de Madrid. [En Línea]: http://www.ucm.es/info/multidoc/prof/fvalle/tema3.htm
Tomando en cuenta las definiciones anteriores, podemos decir, que un documento es el reflejo de cualquier actividad humana plasmada en un soporte material, en cualquiera de sus formas o medios utilizados. Un documento puede ser de distintos tipos:
- Textuales: Trasmiten la información mediante la escritura, ya sean manuscritos o impresos.
- Icónicos: Utilizan la imagen para representar la información, como los mapas, planos, gráficos y fotografías.
- Sonoros: Son aquellos que trasmiten la información mediante sonido: cassettes, discos compactos, etc.
- Audiovisuales: Combinan la imagen en movimiento y el sonido, tales como las películas, cintas de video, DVD, entre otros.
- Multimedia: Generado por procedimientos informáticos, incluyen textos, imágenes, sonidos y video, tales como las páginas web.
Generalmente, la mayoría de las personas asociaban a los documentos con escritos. Sin embargo, las nuevas tecnologías de información y comunicación (TIC) han revolucionado a los documentos, los archivos y sus profesionales.
Funciones e Importancia.
Los documentos son el vehículo de la información. El documento es el soporte material del conocimiento y la memoria de la humanidad. En ellos están registrados todos los hechos históricos, culturales, científicos, económicos, políticos y deportivos que han marcado a nuestra sociedad. Si bien, existen otras fuentes de información como las conferencias y los programas de radio y televisión, Estas están basadas en la información que ofrecen los documentos. Toda información que aporte un documento, es sinónimo de credibilidad.
En esencia, la función de los documentos es registrar y trasmitir la información que contienen
2) Documentos administrativos: definición, tipos y funciones
a) Definición:
Un documento administrativo, es el registro de información recibida o producida por una persona, física o jurídica, pública o privada, en el ejercicio natural de sus actividades.
Estos documentos se pueden dividir en dos grandes grupos: los documentos internos, son aquellos que produce la propia institución mediante sus actividades administrativas diarias, y que quedan incorporados en los archivos de gestión o administrativos hasta que sus funciones terminen. Y los documentos externos, que son generados por la propia administración, pero que tienen salida al exterior.
b) Tipos:
Los documentos administrativos más comunes son los siguientes:
- Circulares
- Minutas
- Actas
- Oficios
- Informes
- Memorándums
- Requisición de compras
- Facturas
- Viáticos
- Baremos
- Autorizaciones
- Sanciones
- Normativas
c) Funciones:
Los documentos de administrativos cumplen básicamente dos funciones:
- Función de constancia. Los documentos son el reflejo de las actuaciones administrativas de cada entidad. De esta manera, se garantiza la conservación de los actos y la posibilidad de demostrar su existencia y los efectos que causan todas las actividades administrativas de la institución
- Función de comunicación. Los documentos administrativos sirven como medio de comunicación de los actos administrativos. Esta comunicación es interna, entre las unidades administrativas que componen la institución, y externa para establecer relaciones con otras organizaciones.
3) Archivos Administrativos: Definición, Funciones, Organización e Importancia
a) Definición:
Solamente en las organizaciones administrativas de gran volumen y complejidad se distinguen unos locales acondicionados como archivo administrativos.
Estos archivos son la unidad de información en la que se depositan para su organización, difusión y consulta, aquellos documentos que cumplen con la fase activa de su ciclo vital y que se encuentran al servicio exclusivo de la entidad productora para el desahogo de actividades y trámites corrientes. Es decir, es un archivo de trámite
Generalmente, estos archivos están ubicados en las oficinas que producen o reciben documentos. De tal forma, que la documentación en trámite esté cerca de los usuarios.
b) Funciones:
Los archivos administrativos reúne los documentos cuyo para la gestión es hipotético, pero no seguro. Las tramitaciones están conclusas, pero un recurso o el regreso sobre un asunto determinado puede hacerlas regresar a la fase anterior, el archivo de gestión.
c) Organización:
Todo archivo debe contener un orden lógico para los documentos. En principio se debe establecer un cuadro de clasificación documental, en el cual quede reflejado todas las unidades administrativas de la institución. Posteriormente se deben determinar las funciones de cada departamento. Realizada la clasificación por series documentales, se procede a desarrollar los expedientes. Cada unidad documental compuesta, se debe ordenar desde el documento más viejo hasta el más nuevo, por esta razón los expedientes se leen de atrás para adelante.
d) Importancia:
El archivo administrativo, es donde se depositan los documentos que están en trámite. Además, es en esta etapa donde se le impone un orden a los documento, con la finalidad de que lleguen con una organización establecida al archivo intermedio.
4) Archivos intermedios: Definición, funciones. Organización. Importancia.
a) Definición:
El archivo administrativo, es aquel que conserva los documentos que prácticamente han perdido la utilidad por la cual había sido creada. Generalmente, este es el archivo más grande de todo el sistema.
b) Funciones:
La función del archivo administrativo, es conservar aquellos documentos que se consultan esporádicamente, y que su función es servir como garantía y proporcionar información de las actividades administrativas realizadas por la institución.
c) Organización.
La organización de los documentos se lleva a cabo en el archivo de gestión o administrativo. No obstante, en el archivo intermedio, se deben respetar los principios de procedencia y orden original.
- Principio de Orden Original: consiste en respetar el orden de los documentos que traen desde el archivo de gestión.
- Principio de Procedencia: se trata de no ligar los documentos pertenecientes a una unidad administrativa, con otros que fueron producidos por un departamento diferente.
d) Importancia:
Estos archivos, son el punto de equilibrio de todo el sistema de archivo. En los archivos administrativos se conservan los documentos de uso esporádico, pero que funcionan como garantía de las actividades realizadas por las instituciones. Además, es en esta etapa donde se lleva a cabo el proceso de elaboración y expurgo, que consiste en trasferir los documentos de contenido cultural para el archivo histórico, y de eliminar aquellos que no tiene mayor trascendencia para la entidad.
Bibliografía
1) Alberch Figueras, Ramón; Cruz Mundet, José Ramón. Archívese: los documentos del poder y el poder de los documentos. Madrid : Alianza Editorial, 1999.
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3) Gastamniza Del Valle, Félix. Documento: concepto y tipologías. Madrid : Universidad Complutense de Madrid. [En Línea]: http://www.ucm.es/info/multidoc/prof/fvalle/tema3.htm
4) Pernía, Humberto Alí. Diccionario de Archivología: términos relativos a la archivología, paleografía, diplomática, transcripción, documentos, ciencias de la información y materias a fines. Caracas : Ministerio de la Justicia, 1990.
5) Galende Díaz, Juan Carlos; García Ruiperez, Mariano. El concepto de Documento desde una perspectiva interdisciplinar : de la diplomática a la archivística. Madrid : Universidad Complutense de Madrid, 2003. [En Línea] : http://revistas.ucm.es/byd/11321873/articulos/RGID0303220007A.PDF
6) Sánchez Prieto, Ana Belén. Documentos Administrativos : un ensayo de diplomática contemporánea. Madrid : Universidad Complutense de Madrid, 1995. [En Línea] : http://revistas.ucm.es/inf/02104210/articulos/DCIN9595110193A.PDF
