Gestión de los Archivos

1) Gestión y Organización de Archivos.

Toda unidad de información funciona en el marco de un sistema, y en cada uno de esos sistemas actúan una serie de sub–sistemas. Es decir, la unidad de información se desempeña como un gran engranaje en el que todo debe estar coordinado hacia un solo fin, la satisfacción de las necesidades de información de los usuarios.

Este sistema funciona bajo cuatro procesos que se realizan en cualquier unidad de información: la captación, el procesamiento, el almacenamiento y la difusión. Obviamente, de estos procesos surgen otras actividades más específicas que la estaremos explicando más adelante.

Cualquier sistema de información, va a estar enmarcado por los principios gerenciales o de la administración: planificación, organización, evaluación y ejecución. Sin ellos ningún sistema podrá funcionar eficientemente.

a) Gestión de Archivos:

Cuando nos referimos a la gestión en los archivos, se trata de todas las actividades administrativas, técnicas y analíticas que se realizan en estas unidades de información. En este sentido, desde los archivos de gestión o administrativos, pasando por el archivo central y finalizando en el archivo histórico, se llevan a cabo los principios gerenciales y los cuatro procesos claves de toda unidad y servicio de información.

Ahora bien, ¿Cómo se aplican todos estos procesos y principios gerenciales en los archivos, y cómo influyen en su gestión?

- Captación: En principio, en un sistema de archivo, se debe recoger la información de todos los documentos producidos y recibidos por una institución, en el ejercicio de sus actividades administrativas. Generalmente, este proceso se cumple en los archivos administrativos. Igualmente, todo sistema de archivo cumpliendo con su rol de unidad de información, debería realizar un proceso de captación de la información externa a la institución, partiendo de los acontecimientos políticos, económicos, sociales y culturales, con el fin de determinar sus efectos e influencias para nuestra institución. Este segundo proceso de captación, se ha relegado y no se ha ubicado en qué tipo de archivo desarrollarlo. En mi opinión, en un sistema de archivo se debe abrir otro campo que se dedique netamente a la captación de la información externa, mediante investigaciones, monitoreos de medios y otras actividades, en otras palabras, un centro de documentación.

- Procesamiento: Durante esta actividad se realizan todos los procesos técnicos que se llevan a cabo en un archivo: el análisis documental.

El análisis documental comprende dos procesos: el análisis formal y el análisis contenido.

El primero constituye toda la descripción externa del documento, es decir, son todas aquellas características que diferencian a un documento de otro. Ejemplo: organismo productor, fecha, tipología etc.; En este análisis se realiza la descripción y catalogación de los documentos.

El análisis de contenido, es aquel que analiza e interpreta el contenido de los documentos, para representarlos en palabras claves o en un lenguaje documental. En este proceso se lleva a cabo la indización y la clasificación.

Algunos autores, afirman que los procesos técnicos deben desarrollarse en el archivo central. Mientras que otros revierten esa tesis, y dicen que estos procesos se deben aplicar en el archivo administrativo.

A mi parecer, creo que el orden de los documentos se debe aplicar en su fase activa, es decir, en su permanencia en el archivo administrativo. Esto es debido, a que los documentos no deben llegar sin ningún orden al archivo central. Además, es más sencillo realizar el análisis documental a medida que se vayan produciendo los documentos, que realizarlo en el archivo central donde los documentos llegan en masas.

- Almacenamiento: Comprende la organización sistemática y lógica, mediante un cuadro de clasificación documental. Este proceso se realiza en todos los archivos, desde el archivo administrativo, pasando por el central y llegando al histórico, en todos se almacenan los documentos.
- Difusión: vislumbra la creación de los flujos informacionales para la recuperación y difusión de la información: bases de datos, páginas web etc.



Cuando los archivólogos se disponen a realizar todo estos procesos, deben tener conciencia de los principios gerenciales. Todo sistema funciona, si es gerenciado eficientemente.

- Evaluación: En primer lugar, se deben evaluar las necesidades de los usuarios, y posteriormente las fortalezas y deficiencias de nuestro sistema de información. De esta forma podremos definir las oportunidades y las amenazas que puede enfrentar nuestro archivo.

- Organización: Posterior la evaluación, se organizan las prioridades de nuestro archivo.

- Planificación: Después de una exhaustiva evaluación, se desarrolla una planificación de los objetivos que se van a cumplir a corto, mediano y largo plazo.

- Ejecución: consiste en realizar las actividades anteriormente planeadas y programadas.


Como podemos observar, la gestión de los archivos no es solo tratar a los documentos, conservarlos y organizarlos, sino que comprende un ciclo más complejo. Todos los procesos informacionales, técnicos, analíticos y gerenciales que describimos anteriormente, comprenden la gestión de los archivos. Dicha gestión tiene como finalidad, resguardar la integridad de los documentos y de la información; mantener la confidencialidad de los documentos, es decir, que la información le llegue a la persona indicada; y mantener la información disponible en todo momento, para la máxima satisfacción de los usuarios.
Hay que resaltar, que generalmente, los usuarios de los archivos es el personal administrativo de la institución o investigadores.

b) organización de los archivos:

Los archivos se deben organizar mediante un cuadro de calcificación documental. Generalmente, este cuadro es un reflejo de la estructura de la institución, donde se pueden identificar las funciones de todas las unidades administrativas.

El cuadro de clasificación documental se establece para tener un orden sistemático y un control en la producción de los documentos.

Sin embargo, con la sola puesta en práctica del cuadro de clasificación documental, los documentos no van a estar completamente ordenados. Hay que realizar el análisis documental: la descripción, catalogación y por último la clasificación.

Para realizar el análisis documental de los documentos, hay que tener conocimiento del contexto de las acciones en que fueron realizados. Además, de llevar a cabo un proceso de investigación exhaustiva para saber con exactitud qué información contiene el documento, quien lo produjo y que objetivo tiene que cumplir.

A continuación, les mostraremos un ejemplo de un cuadro de clasificación documental.

FONDO

Sub-Fondo

Series

Sun-Series

Unidad Documental Compuesta

Unidad Documnetal Simple

También hay que tomar en cuenta los principios fundamentales de la archivología: El principio de procedencia y de orden original.

El principio de procedencia consiste en no ligar los documentos provenientes de una oficina con los que proviene de otra. Y el principio de orden original, se trata de no cambiarle el orden con que están establecidos los documentos.

2) Tipos de archivos y su importancia.

Principalmente, los archivos se dividen en 3 tipos: el archivo de gestión o administrativo, el archivo central y el archivo histórico.


a) Archivo de Gestión o Administrativo: en este archivo se conservan los documentos en fase de tramitación, así como lo que son frecuente para la gestión de de os asuntos administrativos. Están bajo la responsabilidad y manejo directo de las unidades administrativas. Los autores indican que la documentación debe permanecer en esta fase entre 1 y 5. Sin embargo, si existen expedientes conclusos y su uso no es corriente, se debe pasar al archivo central antes los 5 años.

b) Archivo central: en esta fase la documentación ha perdido la utilidad por la cual había sido creada, la gestión. Pero adquiere otras funciones como la probatoria o testimonial de la gestión que se cumplió anteriormente. Las grandes administraciones la transfieren desde sus archivos administrativos a este, caracterizado por asegurar la instalación masiva de los documentos, desde 15 a 30 años. En este archivo, también se realizan los procesos de valoración selección y expurgo.

c) Archivo Histórico: A partir de esta fase, la documentación seleccionada por su valor informativo, histórico y cultural, se conserva hasta la perpetuidad, en condiciones que garanticen su integridad y transmisión de las generaciones futuras.




Sin embrago, existen otras clasificaciones de los archivos, como por ejemplo:

Los archivos según su grado de utilización:

a) Archivos Centralizados: Es cuando toda la documentación de la institución, se conserva en un solo espacio físico.

b) Archivos Descentralizados: Consiste en que cada unidad administrativa de la institución contenga su propio archivo.



Los archivos según el tipo de documentos que contienen:

a) Archivos de Gobierno: recogen los documentos que son el testimonio de las acciones y relaciones nacionales e internacionales que son de interés para los gobiernos de las naciones.

b) Archivos eclesiásticos: en ellos se conservan los documentos religiosos.

c) Archivos de la administración: Conservan documentos relacionados con la administración central, administraciones autonómicas y administraciones locales.

d) Archivos Jurídicos: es donde se inserta todo el material documental jurídico

e) Archivos de Prensa: recogen toda la documentación periodística

f) Archivos Cartográficos: son aquellos que conservan toda la información geográfica de una región.

g) Archivos Financieros: conservan toda la documentación generada por las instituciones financieras.




Como podemos observar, existe un gran número de clases de archivos, solo es cuestión de definir la función de la institución o de la unidad administrativa a la que pertenece nuestra unidad de información y definir sus clases. También podemos encontrar archivos de recursos humanos, de historias médicas, etc.

La planificación estratégica en los archivos:

La planificación es un proceso continuo que se realiza mediante un plan estratégico, que estudia los objetivos y las acciones a realizar a corto, mediano y largo plazo, con el fin de definir objetivos que orienten el rumbo de la organización.

La planificación debe de ser: coherente, flexible, continua, racional, participativa, comparable y sencilla.

Existen dos tipos de clasificación: la planificación estratégica y la operativa.

a) Planificación estratégica: Esta diseñada para satisfacer las metas generales de la organización.

b) La planificación operativa: Muestra cómo se pueden aplicar los planes estratégicos en el quehacer diario.

En principio, para planificar se debe elaborar un informe diagnostico donde refleje la situación actual de nuestra unidad de información. En el diagnostico debe quedar evidenciado las condiciones ambientales dentro de las cuales ha de funcionar la unidad, y las necesidades de la comunidad en relación con la gama de servicios que la unidad de información pueda ofrecer.

Posteriormente, se establece la programación de las acciones que se van tomar a corto, mediano y largo plazo. Se definen los objetivos, estrategias, actividades y la metodología con que se va a laborar. Igualmente, en este paso se establecen las políticas y las medidas sociales, legales, institucionales, financieras y organizativas, de recursos materiales y de personal.

Luego, se ejecuta el plan de acuerdo a al sistema operativo, programas y proyectos que elaboramos anteriormente. También, se controla, supervisa y se ejecuta. También se realizan las correcciones y el redireccionamiento de ser necesario.

Por último, se evalúan los resultados, y partiendo de ellos se planifica nuevamente.

En Venezuela, el órgano rector de de los archivos, es el Archivo General de la Nación (AGN). Su función es velar por la homogenización y normalización de los documentos, así como es la de salvaguardar y apoyar la documentación histórica, cultural y científica. Igualmente, presta asesorías a la organización y planificación de los archivos de la administración pública y de las organizaciones privadas.

Sin embrago, también existe el sistema nacional de archivo. Esta institución se encarga de coordinar las funciones de todos los archivos del país, sean de la administración pública o de organizaciones privadas, según los parámetros que indica el Archivo General de la Nación.

Obviamente, el AGN está fundamentado por las distintas leyes nacionales que rijan el funcionamiento de los archivos, como por ejemplo: la Ley Orgánica de Administración Pública y la Ley de Archivo Nacional.

La Ley Orgánica de la Administración Pública expresa lo siguiente:

Artículo 141: El objetivo esencial de los órganos de archivo del Estado es el de conservar y disponer de la documentación de manera organizada, útil confiable y oportuna, de forma tal que sea recuperable para uso del estado, en servicio de los particulares y como fuente de la historia.


Artículo 142: En cada órgano o ente de la Administración Pública habrá un órgano de archivo con la finalidad de valorar, seleccionar, desincorporar y transferir a los archivos intermedios o Al Archivo General de la Nación, según sea el caso, los documentos, expedientes, gacetas y demás publicaciones que deban ser archivadas conforme al reglamento respectivo.

Esto quiere decir, que la planificación de los archivos debe de estar enmarcada por las funciones que describen los artículos anteriores, de la Ley de la Administración Pública.
Igualmente, la misma ley hace referencia al Plan Nacional de Desarrollo Archivístico.

Artículo 146: El Plan Nacional de Desarrollo Archivístico se incorporará a los planes de la Nación y se elaborará con la participación y cooperación de las universidades con carreras en el campo de la archivología.

Aunque, los artículos de esta ley se limitan a nombrar a los archivos de la administración pública, las unidades de archivo de las instituciones privadas se deben acoplar a las normativas que indican estas leyes. Esto quiere decir, que todas las unidades de archivos del país deben elaborar su planificación estratégica o su plan operativo anual (POA), coordinándose con las leyes que rijan el funcionamiento de los archivos y con el Plan Nacional de Desarrollo Archivístico. De igual manera, estos planes estratégicos de archivos tienen que estar en sintonía con los planes de desarrollo de la sociedad que indique el Ministerio Popular para la Planificación y Desarrollo y con el plan estratégico de la nación.


Ahora bien, ya hemos hecho énfasis en la definición de planificación, como se debe planificar y algunas leyes venezolanas que se deben tomar en cuenta para la planificación de las actividades de un archivo. Pero, ¿Cuáles son los aspectos internos de los archivos que debemos tomar en cuenta para planificar?

Cuando hablamos de planificación de los archivos, debemos tomar en cuenta todas las actividades prácticas, informacionales y analíticas que se realizan.

En un archivo, se debe planificar partiendo desde los servicios tradicionales que se han implementado hasta los más innovadores que estén surgiendo. La planificación de los archivos implica: los servicios de consulta de la documentación; préstamo personal y la unidad interna del personal del archivo; la adquisición, selección, valoración y expurgo; los procesos técnicos y los servicios de referencia; el suministro de documentos; la teledocumentación, videoteca y planoteca. Así como, la formación de usuarios y de personal (alfabetización del personal).

Además, un gerente de la información le corresponde no solo satisfacer las necesidades de los usuarios, sino también del personal que labora en su unidad de información. En este sentido, los gerentes de la información están obligados a ejercer una planificación sobre los recursos, el personal, el cumplimiento de sus funciones, la infraestructura, las colecciones, los servicios y la calidad de los servicios.

En conclusión, en un archivo se debe establecer una planificación que indique todos los parámetros que hemos mencionado anteriormente. De esta forma, las necesidades de los usuarios y de nuestra unidad de información quedarán evidenciadas. Y partiendo de esas necesidades es que se elaborará el plan de acción de nuestro archivo.

Hay que resaltar, que la planificación estratégica de un archivo, no debe ser diseñada por una sola persona (el gerente de la unidad de información). Todas las personas vinculadas al archivo: gerente, profesionales de referencia, profesionales de procesos técnicos y analistas de información, deben participar en el diseño del plan estratégico y el plan operativo. De esta forma, se rompe el modelo tradicional piramidal y se crea un modelo horizontal, donde se produce una tormenta de ideas y se garantiza la participación de todos los trabajadores, en la creación de los planes estratégicos.



Bibliografía

1) Biblioteca de la Universidad de Cornell. Gestión de Archivos: de la teoría a la práctica. Universidad de Cornell : Nueva York, 2003. [En Línea] :
http://www.library.cornell.edu/preservation/tutorial-spanish/technical/technicalC-01.html


2) Alberch Figueras, Ramón. La Gestión Archivística. Dirección General de Patrimonio de Cultura : Madrid, 2007. [En Línea] :
www.gobiernodecanarias.org/cpj/igs/.../archivos_generalitat2007.pdf


3) Casellas Serra, Lluís Esteve. La gestión archivística de los fondos y colecciones fotográficas. Jornadas de Investigación de los Archivos fotográficos : Madrid, 2005. [En Línea] :
http://www.girona.cat/sgdap/docs/La_gestion_archivistica_de_los_fondos_y_colecciones_fotograficas.pdf

4) Hewlett-Packard. Administración de Sistemas y Grupos de Trabajos: guía para los administradores de sistemas HP-UX. Massachusetts, 2006.
[En Línea] : http://docs.hp.com/es/B2355-90957/B2355-90957.pdf

5) Info-Planificación. Metodología para la Planificación de Archivos.
[En Línea] : http://infoplanificacion.blogspot.com/

6) McGraw-Hill. Clases de Archivos. [En Línea] : www.mhe.es/cf/ciclos.../archivos/unidad1_recurso6.doc


7) Ley Orgánica de la Administración Pública. Gaceta Oficial N° 37.305 de fecha 17 de octubre de 2001.

8) Ley de Archivo Nacional. Gaceta Oficial N° 21.660 de fecha 13 de julio de 1945.