Video de Gestión Documental

Compañeros, aquí les dejo un viedo de gestión documental. Es muy interesante, espero que les guste.

Tema de mayor relevancia para el desarrollo profesional

A mi parecer, el tema más importante fue el de “Gestión Documental”, ya que, de alguna manera, nos abrió los ojos y pudimos constatar la totalidad de funciones que ejerce un archivólogo. Todos los procesos gerenciales, informacionales, analíticos y ahora tecnológicos, que realizan los profesionales de los archivos, los investigamos a fondo cuando estudiamos la Gestión Documental

Tema de mayor interés

A mi parecer, el tema más interesante fue el de la gestión documental, ya que nunca habíamos estudiado el tema como tal. Siempre lo mencionábamos, lo escuchábamos, pero nunca nos detuvimos a investigar sobre el tema hasta ahora.
La gestión documental consiste en el tratamiento y conservación que se les da a los documentos, desde el principio de su ciclo de vida, es decir, desde su producción hasta su eliminación o conservación permanente. En este sentido, la gestión documental ahonda todas las etapas que constituyen el ciclo de vida de los documentos, por supuesto respetando los principios de procedencia y de orden original.
Sin embargo, todo el proceso de gestión documental está ligado a todos los procesos gerenciales, administrativos e informacionales que se realizan en una unidad de información. Esto es debido, a que no se pueden realizar las actividades de la gestión documental sin que estén sustentadas por todos los movimientos gerenciales e informacionales.
En este sentido, la gestión documental abarca todas las funciones de un archivólogo. Por esta razón, fue el tema que más me interesó.

Análisis del desarrollo curricular de la asignatura.

En mi opinión, fue una materia muy completa y poco tradicional. En primer lugar, la asignatura se realizó de modo mixto, a distancia y presencialmente. Además, la materia no solo abarco los conceptos de los archivos administrativos e intermedios, sino también sus funcionamientos, gestión, herramientas y metodologías que deben utilizar los archivólogos, la posición de estos archivos respecto a las tecnologías de información y comunicación, y la gestión del conocimiento.
Añadido a esto, los alumnos estuvimos obligados a pensar y a analizar cada tema para generar nuestras opiniones.
En conclusión, los 5 temas de la asignatura estuvieron correctamente planteados y estudiados para el desarrollo de la materia.

Definición de Información:
En el sentido general, la información es un conjunto organizado de datos procesados, que constituyen un mensaje sobre un determinado ente o fenómeno. Los datos se perciben, se integran y generan la información necesaria para producir el conocimiento que es el que finalmente permite tomar decisiones para realizar nuestras actividades cotidianas.
Desde el punto de vista archivístico, la información es cualquier documento producido o recibido que se registra en la institución, y que su contenido es fundamental para desarrollo de las actividades de la organización.

Definición de Sistema:
Un sistema, es un conjunto de elementos relacionados entre sí, que trabajan en función de un mismo objetivo. De este modo, todos los elementos deben estar sincronizados para el buen funcionamiento del sistema.

Definición de Sistemas de Información:
Una organización consta de varios tipos de sistemas, entre ellos el sistema de información. Este sistema es el que se encarga de recibir, producir, organizar, distribuir y difundir la información dentro de cada institución.
Cuando analizamos cualquier tipo de organización, observamos que contienen una gran variedad de departamentos y oficinas, y todas estas deben tener una unidad de información. Esto es debido, a que todas las unidades administrativas producen y reciben una gran cantidad de información.
En el siguiente esquema, podemos observarlo más claramente.


Operaciones de la institución: procesos de mantenimiento, contabilidad, RRHH, Compras, Ventas, Admistrativos, etc.

Toda la información producidad por estos son recibidad e ingresadas por las unidades de información de cada oficina.



Imaginemos que las actividades de la institución son las descritas en la primera figura. Cada una de etas operaciones generan documentos que son conservados y organizados en sus unidades de información respectivamente. A la misma vez, cada una de estas oficinas recibe documentos del exterior de la organización, que también son conservados en las unidades de información. De esta forma, se representa un ciclo que se denominaría sistema de información.

Tipos de sistemas de información:
Existen dos tipos de sistemas de información, el automatizado y el manual.
Sistema de información manual: comprende toda la descripción que explicamos en el esquema anterior. Se produce o reciben los documentos, estos pasan a las unidades de información, y ellas la suministran a sus usuarios, que generalmente son otros funcionarios y profesionales de la institución.
Sistema de información automatizado: está compuesto por los mismos procesos que el sistema manual, pero de forma automatizada. Se reciben los documentos por medio del correo electrónico, se realiza la búsqueda por medio de base de datos, etc.

Características de los sistemas de información:
Tienen una gran variedad de presentación, dependiendo de la información que manejen.

Seleccionan la información más pertinente para sus usuarios.

Hacen disponible la información a gran velocidad.

Deben tener un tiempo de respuesta muy rápido.

Deben ser seguros y confiables, respecto a la confidencialidad de la información.



Los archivos administrativos e intermedios como componentes de un sistema de información:
Los archivos administrativos, son aquellos que reciben y organizan la documentación de cada unidad administrativa. En este sentido, son parte fundamental del sistema de información, porque son los que brindan el acceso y hacen disponible la información de cada oficina.
En cuanto al archivo intermedio, tiene rol central en todo el sistema de información, ya que el archivo donde se conservan los documentos que han pasado a un plano secundario. Es decir, preserva los documentos que por su contenido son esporádicamente consultados, sin embargo adquieren un valor testimonial sobre todas las actividades, operaciones o tramites ha realizado la institución.

El profesional de la información y la TIC:
Actualmente, las tecnología de información y comunicación están revolucionando a las sociedades. Hoy en día, observamos a las sociedades que utilizan a la información en todas sus actividades, tanto en el ocio como en el negocio. Cada día aparecen nuevas formas de trasmitir cualquier tipo de información: el correo electrónico, teleconferencias, telemedicina, el gobierno electrónico, el negocio electrónico, la web 2.0, entre otras. Al parecer, los ciudadanos se han acostumbrado y adaptado a esta nueva forma de vida, y están demandando cada vez más información a mayor velocidad, incluso a tiempo real.
Indudablemente, las sociedades están cambiando, y los profesionales de la información tienen que adaptarse a esta nueva dinámica. Por lo tanto, aquellos que no estén actualizados y no quieran entrar a este nuevo paradigma, serán profesionales desfasados por el tiempo, la sociedad y las tecnologías.
Un profesional de la información, no debe ver las tecnologías como una amenaza, al contrario, debe saber utilizarlas a su antojo para crear más canales de acceso de la información. Sin embrago, es lamentable que hoy en día existan profesionales desfasados, que se han quedado en la segunda ola tecnológica y no quieren salir de ella.
Lo que un profesional de la información debe hacer, es evolucionar en conjunto con la sociedad y la tecnología, para proveer servicios pertinentes, innovadores y de mayor calidad para la sociedad.
Bibliografía

Reyes Ramírez, Livia. Consideraciones teóricas sobre los sistemas de información, los sistemas de información para la prensa y los sistemas integrados de información. Revista cubana de los profesionales de información y la comunicación. ISBN 1024-9435, Vol 15, N°1, 2007
Montoya Díaz, Carlos. Las unidades de información desde la óptica de la teoría de sistemas. Revista Interamericana de Bibliotecología. Medellín, Vol 22, N° 2, 1999
Rebolloso Gallardo, Roberto. La globalización y las Nuevas Tecnologías de Información. México : Trillas, 2000.

Manuales de Normas y Procedimientos

Definición de manuales.
Un manual es una guía sobre la gestión de un determinado elemento o actividad, que pretende normalizar las buenas prácticas para la máxima eficiencia de dicha gestión.

Manuales de Normas y procedimientos.
Definición.
Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de la funciones de una unidad administrativa. Estos manuales tienen como finalidad establecer los pasos necesarios para la solicitud, el manejo y control de los materiales y funciones de una oficina.

Objetivos.
El principal objetivo de los manuales de procedimientos, es establecer una guía donde se indique las metodologías que tiendan a la optimización de los procesos utilizados por las unidades administrativas, teniendo en cuenta que estos procesos son perfectibles, es decir que se pueden mejorar de acuerdo a la dinámica del funcionamiento de los organismos. Ahora bien, existen otras ventajas que se vislumbran con la aplicación de estos manuales.
- Difunden el funcionamiento interno de las oficinas, debido a que describen sus tareas, ubicación y requerimientos.
- Hacen posible establecer una inducción, adiestramiento y capacitación del personal, ya que describen en forma detallada las actividades de cada oficina.
- Facilitan el análisis y la supervisión de los procesos de un sistema.
- Son consultados por todo el personal de la institución
- Establecen un sistema de información modificable
- Aumentan la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo deben hacerlo
- Facilitan la coordinación de actividades.
Sin embargo, los manuales de procedimientos también tienen algunas limitaciones:
- Existe un costo en su redacción y confección que debe afrontarse
- Exige una permanente actualización, dado que la pérdida de vigencia de su contenido tiende a su totalidad inutilidad
- Resulta difícil definir el nivel óptimo de síntesis



Tipologías.
Existen 5 tipos de manuales de procedimientos:
a) Manual de Organización: describe la organización formal del mismo, funciones, autoridad y responsabilidad. El manual de políticas contiene los principios básicos que regirán el accionar de los ejecutivos en la toma de decisiones.
b) Manual de Procedimientos y Normas: describe en detalle sus operaciones que integran los procedimientos administrativos en el orden secuencial de su ejecución y las normas a cumplir por los miembros de la organización compatibles con dichos procedimientos.
c) Manual para especialistas: contiene normas e indicaciones referidas exclusivamente a determinado tipo de actividades u oficios. Se busca con este manual orientar y uniformar la actuación de los empleados que cumplen iguales funciones.
d) Manual del Empleado: contiene aquella información que resulta de interés para los empleados que se incorporan a una empresa sobre temas que hacen su relación con la misma. Dichos temas se refieren a objetivos de la empresa, actividades que desarrolla, planes de incentivación y programación de carreras de empleados.

e) Manual de Propósitos Múltiples: reemplaza total o parcialmente a los mencionados anteriormente, en aquellos casos en los que la dimensión de la empresa o el volumen de actividades no justifique su producción y mantenimiento.

Presentación.
En esta parte se indicará los fines y alcances generales del manual de organización. Se determinará que el objetivo del manual es definir las funciones y responsabilidades de cada posición dentro de la organización.
La presentación del manual debe de ser la siguiente:
- Contenido del manual
- Objetivos del manual
- Objetivos y políticas de la organización
- Conceptos generales
- Contenido común de los entes del mismo nivel
- Contenido específicos de los entes
- Contenidos comunes de los rangos de igual jerarquía
- Organigramas
- Régimen de autorizaciones
Elaboración.
Para la elaboración de un manual de procedimientos se deben seguir los siguientes pasos:
a) Contenido: incluirá la enunciación de la nominación de cada norma y la cantidad de páginas de cada norma de procedimiento o parte del manual.
b) Objetivos: contendrá la explicación de los propósitos de la aplicación del manual y, cuando fuese necesario, los motivos que le dieron origen.
c) Responsabilidad: se indicará la unidad orgánica responsable del cumplimiento de los procedimientos en cuestión.
d) Alcance y procedimientos: contendrá la explicación sobre las funciones de cada entidad.
e) Instrucciones: se explicarán las directrices concernientes a la estructura, actualización, criterios de cumplimiento entre otros.
f) Normas y procedimientos: se indican las normativas internas de la institución
g) Glosario: se definen aquellos términos de mucha y complejidad y que adquieren cierta polisemia.
Implantación.
Una de las actividades de mayor trascendencia de organización y métodos, consiste en el análisis de los procedimientos administrativos vigentes o en la definición de los circuitos para nuevas empresas o nuevas actividades que encare una empresa constituida.
Un manual de procedimientos se debe implementar en:
- Funciones y tareas para cada área en que se halle estructurada una organización, con especificaciones claras y precisas del tratamiento o curso de acción a seguir ante cada alternativa factible de ocurrencia de cada variable constituida de un circuito administrativo.
- Formularios a utilizar, especificando. Emisor, oportunidad de emisión, cantidad de copias, instrucciones para el llenado de cada uno de los datos que lo integran, distribución de las copias, etc.
- Archivos a utilizar, en cuanto a: contenido, período de resguardo legal y operativo, clasificación de la información contenida, etc.
- Un esquema de control operativo y patrimonial.
Mantenimiento.
Un manual de procedimientos exige una permanente actualización, dado que la pérdida de vigencia de su contenido tiende a su totalidad inutilidad.



Recursos Humanos de los Archivos: personal fundamental, políticas de reclutamiento, de selección, inducción, capacitación y adiestramiento.

Personal Fundamental.
En los archivos deben laborar el personal especializado en el área, es decir, archivólogos. Estos profesionales deben ser los encargados de gerenciar y dirigir estas unidades de información, pues los archivólogos se han preparado y son los profesionales más capacitados para ejercer estas funciones. Ahora bien, en mi opinión, un archivo debe tener otro tipo de personal como secretarias, abogados e historiadores. En un sistema de archivo las secretarias son las generalmente manejan el archivo de gestión o administrativo, siempre y cuando estén bajo la supervisión de un archivólogo. Los historiadores deben compartir sus conocimientos históricos para establecer un buen rango de selección sobre los documentos que vayan a ser trasladados al archivo histórico. Igualmente, los abogados deben compartir sus conocimientos jurídicos, para establecer asesorías legales sobre las decisiones que se tomen en un archivo y sobre las políticas de eliminación de documentos.
Hay que tomar en cuenta, que el personal de un archivo va a depender de su tipología. Por ejemplo: en un archivo de prensa, el personal serán archivólogos, periodistas, abogados, historiadores, secretarias y quizás psicólogos; en un archivo financiero, el personal serán archivólogos, economistas, administradores, abogados, historiadores y secretarias. En resumen, un archivo tendrá un personal multidisciplinario según su tipología.

Políticas de reclutamiento y de selección.
Generalmente, en los archivos laboran personas que han trabajado toda su vida en estas unidades de información y su conocimiento es completamente empírico, y en algunas ocasiones son profesionales de otras áreas como administradores, historiadores o abogados los que se encargan de los archivos de una institución. En mi opinión, se debe seleccionar un personal altamente capacitado para manejar y dirigir un archivo, ya que estamos hablando de un órgano vital dentro de la organización, pues es que el distribuye, organiza y facilita el acceso de la información dentro de la institución.
El proceso de selección en los archivos varía según las necesidades y los requerimientos que demande la unidad de información. Quizás la documentación que se maneje en un determinado archivo tenga información en varios idiomas, en este caso tendríamos que reclutar personal con esas características. O, puede que encontremos un centro de documentación destinado a un tema en especifico, tendríamos que reclutar persona especializado en el tema de la unidad de información.

Políticas de inducción, capacitación y adiestramiento.
Cada unidad administrativa de la institución, debe tener políticas de capacitación y adiestramiento. Es una medida de gestión del conocimiento, que trata de crear un capital intelectual de la institución. Esto significa que el conocimiento no se quede en un empelado, sino que sea compartido entre todos.
Un archivo debe tener políticas de capacitación, inducción y adiestramiento en el ámbito informacional, administrativo y analítico. En este sentido, se debe capacitar a los nuevos empleados en todos los procesos de captación, selección, organización, conservación y difusión de la información dentro y fuera de la institución. También se debe entrenar al personal, para que lo empelados estén al tanto de todos los procesos gerenciales y administrativos que se realizan en un archivo.
De esta forma, se establecerá una tormenta de ideas en la que todos los empleados participarán en la toma de decisiones de la unidad de información. En este sentido, el desarrollo de nuestro archivo será más eficiente, participativo y equitativo.






Bibliografía

1) Serra Casellas, Lluís Esteve. Información y Documentación : gestión documental. Universidad Simón Bolívar : Caracas, 2009
2) Dirección De Ingeniería de Información. Manual de Procedimientos : solicitud de materiales y útiles de oficina. Universidad Simón Bolívar : Caracas, 2009
3) Universidad de Buenos Aires. Manuales de Normas y procedimientos Argentinos. Universidad de Buenos Aires : Buenos Aires, 2007
4) Andrade Peñaranda, Casilda Sulhanger Carolina; Fucci Borrachera, Marisol Chiquinquirá. Desempeño de los profesioanles de las unidades sectoriales de información de la Universidad del Zulia. Universidad del Zulia : Maracaibo, 2007

Gestión Documental

Definición
Cuando hablamos de gestión documental, en lo primero que pensamos es en todo el tratamiento que se le da a los documentos. Si bien, esta afirmación no es incorrecta, pero la gestión documental abarca muchas más actividades que el tratamiento de los documentos.
Empecemos por definir a la gestión documental:
La Ley General de Archivos de Colombia afirma: “la gestión documental es un conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo, y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.”
Mientras que Fernando Gil Paloma (1999) dice: la gestión documental pretende abarcar desde la elaboración de los documentos hasta su servicio, pasando desde su organización y descripción.”
Tomando en cuenta las ideas anteriores, la gestión documental consiste en el tratamiento y conservación que se les da a los documentos, desde el principio de su ciclo de vida, es decir, desde su producción hasta su eliminación o conservación permanente. En este sentido, la gestión documental ahonda todas las etapas que constituyen el ciclo de vida de los documentos, por supuesto respetando los principios de procedencia y de orden original.
Sin embargo, todo el proceso de gestión documental está ligado a todos los procesos gerenciales, administrativos e informacionales que se realizan en una unidad de información. Esto es debido, a que no se pueden realizar las actividades de la gestión documental sin que estén sustentadas por todos los movimientos gerenciales e informacionales.
Una Archivo es un gran sistema que funciona como un engranaje, donde están involucrados tres subsistemas principales para su buen funcionamiento: sub-sistema documental, sub-sistema administrativo y sub-sistema de información.


Objetivo:
El principal objetivo de la gestión documental es organizar la información con el fin de hacerla manejable y recuperable para el momento en se necesite. También, se planifican los periodos de tiempo en que la documentación debe pertenecer en cada archivo (archivo administrativo, central e histórico).

Sub-Sistemas de Gestión Documental:
Como mencionamos anteriormente, la gestión documental está integrada principalmente por tres sub-sistemas principales: sub-sistema documental, sub-sistema administrativo y sub-sistema de información.

Sub-Sistema Documental:
En este sub-sistema se llevan a cabo los procesos de captación, ingreso, clasificación, valoración, descripción, transferencia, selección y expurgo de la información. Este primer paso consiste en desarrollar todas las actividades técnicas y prácticas de la gestión documental.

Sub-sistema Administrativo:
El sub-sistema documental debe tener como soporte al sub-sistema administrativo. En esta etapa se realizan los cuatro procesos gerenciales: evaluación, planificación, organización y ejecución. Así mismo, estos cuatro procesos deben estar vinculados con la línea de planificación y desarrollo, es decir, con la filosofía de gestión que se esté implementando en el momento. En el caso de Venezuela se establecerán las actividades según las leyes de archivos que estén en las Constitución de la República Bolivariana de Venezuela; se planificará según lo planteado el Plan Nacional Simón Bolívar; y se actuará según las directrices del Ministerio Popular Para la Cultura.
Un gerente de la información debe de estar al tanto de las directrices de estas instituciones, ya que partiendo de ellas elaboraremos nuestro Plan Operativo Anual (POA) de nuestro archivo o unidad de información.

Sub-Sistema de Información:
Este sub-sistema comprende todo los mecanismos para la difusión de la información. Es decir, se crean los medios de información necesarios para hacerla accesible y disponible. Entre estos medios podemos encontrar:
- Sistemas de información y referencia
- Ficheros o bases de datos
- Servicios de préstamos de expedientes
- Cartelera informativas
- Páginas web
- Publicaciones periódicas y demás medios de información.

La gestión documental y la toma de decisiones en las organizaciones:
La gestión documental es un gran reto para cualquier organización, las que tarde o temprano, tendrán que enfrentar, a menos que quieran ser organizaciones obsoletas y poco actualizadas.
Al principio, definimos gestión documental como: el tratamiento y conservación que se les da a los documentos, desde el principio de su ciclo de vida, es decir, desde su producción hasta su eliminación o conservación permanente. En este sentido, la gestión documental ahonda todas las etapas que constituyen el ciclo de vida de los documentos, por supuesto respetando los principios de procedencia y de orden original.
Hay que destacar que los usuarios primarios de los documentos son los profesionales y funcionarios de las distintas áreas que laboran en una institución. En este sentido, la toma de decisiones se realiza partiendo de la información que proporcione cada documento. Por esta razón, es sumamente necesario que las organizaciones cuenten con un personal calificado que capte, organice y cree los medios necesarios para la accesibilidad y disponibilidad de la documentación, para su recuperación, en el momento que sea necesario.


El profesional de la información frente a estos retos:
El archivólogo, es un profesional que está capacitado para captar, preservar, organizar, distribuir y difundir la información. Sin embargo, en algunos casos la función de estos profesionales se ve limitada por instituciones, organizaciones y empresas, públicas y privadas, que contratan a los archivólogos única y exclusivamente para conservar organizar y distribuir los documentos producidos o recibidos por ellas mismas. No obstante, existe otra limitación mucho más grave que la que hemos descrito anteriormente. Tanto los estudiantes como los profesionales de esta área, en su gran mayoría, se imponen limitaciones en cuanto sus conocimientos y funciones laborales. En este sentido, estamos en presencia de profesionales que no explotan todo su potencial intelectual y que no aprovechan el total de las herramientas académicas establecidas en el pensum de estudio de la carrera, para su crecimiento profesional.
En esencia, se producen dos limitaciones: la primera, es “la autolimitación” que se imponen los estudiantes y profesionales de la archivología, y la segunda está fundamentada por el falso concepto que tienen las organizaciones y las instituciones sobre las funciones y el campo laboral que abarca un archivólogo.
Los archivólogos están siendo formados para ser “analistas de la información” y no “técnicos de la información”. Cuando un profesional del área se enfoca en la conservación, organización y distribución de documentos, este solo abarcará la parte técnica y práctica de la carrera. Por lo tanto, aquellos archivólogos que exploten la destreza de captar información, partiendo de los acontecimientos políticos, económicos, sociales, deportivos y culturales que ocurren en la sociedad, pudiendo sacar provecho de ellos y utilizarlos para un mejor desarrollo de la institución en que laboren, y tengan la capacidad de hacer accesible y disponible la información, por medio de la creación de flujos informacionales, para la mayor difusión posible, serán considerados “analistas de la información”.
En resumen, se están produciendo dos perfiles profesionales de la archivología: “el práctico”, representado por los procesos técnicos de la carrera. Y “el analítico”, constituido por todo el proceso que desarrollaría el sistema práctico, y adicionalmente del análisis de la información y la propuesta de intercambio de conocimientos a distintos niveles en algunas materias profesionales.
Lo más grave de este fenómeno, ha sido su permanencia a pesar de la evolución de nuestra carrera. Este factor nos indica que los especialistas, profesionales y estudiantes del área, se han dedicado al estudio de la parte práctica de la archivología, obviando los otros axiomas, matices y ramas de esta ciencia.
Aunque, el gremio de los archivólogos es relativamente joven, son los profesionales y estudiantes de esta carrera, los únicos que tienen la solución a las limitaciones antes mencionadas.


Bibliografía

1) Fernández Valderrama, Luís David. Gestión Documental. IESA Instituto de Estudios Superiores de Administración : Caracas, 2009.
2) Escobedo Guerrero, Sergio. Construcción de un Modelo de Trabajo de Gestión Documental en la Organización, en el Contexto de la Actividad Archivística. Universidad de Costa Rica : San Pedro de Montes de Oca, 2003
3) Moreno Torres, Fernando. Presentación de Gestión Documental. Granda, 2009. [En Línea] disponible en : http://www.youtube.com/watch?v=8AFky7inYZg
4) Artiles Visbal, Sara. La Gestión Documental, de Información y el Conocimiento en la Empresa : el caso de Cuba. Revista cubana de los profesionales de la información y la comunicación en salud, ISSN 1024-9435, VOL. 19, N°5, 2009
5) Fordaca Matheu, Núria. Ciclo de Vida de los Documentos del Sistema de Gestión para la construcción. Universidad Politécnica de Catalunya : Barcelona, 2005.