Definición de Información:
En el sentido general, la información es un conjunto organizado de datos procesados, que constituyen un mensaje sobre un determinado ente o fenómeno. Los datos se perciben, se integran y generan la información necesaria para producir el conocimiento que es el que finalmente permite tomar decisiones para realizar nuestras actividades cotidianas.
Desde el punto de vista archivístico, la información es cualquier documento producido o recibido que se registra en la institución, y que su contenido es fundamental para desarrollo de las actividades de la organización.

Definición de Sistema:
Un sistema, es un conjunto de elementos relacionados entre sí, que trabajan en función de un mismo objetivo. De este modo, todos los elementos deben estar sincronizados para el buen funcionamiento del sistema.

Definición de Sistemas de Información:
Una organización consta de varios tipos de sistemas, entre ellos el sistema de información. Este sistema es el que se encarga de recibir, producir, organizar, distribuir y difundir la información dentro de cada institución.
Cuando analizamos cualquier tipo de organización, observamos que contienen una gran variedad de departamentos y oficinas, y todas estas deben tener una unidad de información. Esto es debido, a que todas las unidades administrativas producen y reciben una gran cantidad de información.
En el siguiente esquema, podemos observarlo más claramente.


Operaciones de la institución: procesos de mantenimiento, contabilidad, RRHH, Compras, Ventas, Admistrativos, etc.

Toda la información producidad por estos son recibidad e ingresadas por las unidades de información de cada oficina.



Imaginemos que las actividades de la institución son las descritas en la primera figura. Cada una de etas operaciones generan documentos que son conservados y organizados en sus unidades de información respectivamente. A la misma vez, cada una de estas oficinas recibe documentos del exterior de la organización, que también son conservados en las unidades de información. De esta forma, se representa un ciclo que se denominaría sistema de información.

Tipos de sistemas de información:
Existen dos tipos de sistemas de información, el automatizado y el manual.
Sistema de información manual: comprende toda la descripción que explicamos en el esquema anterior. Se produce o reciben los documentos, estos pasan a las unidades de información, y ellas la suministran a sus usuarios, que generalmente son otros funcionarios y profesionales de la institución.
Sistema de información automatizado: está compuesto por los mismos procesos que el sistema manual, pero de forma automatizada. Se reciben los documentos por medio del correo electrónico, se realiza la búsqueda por medio de base de datos, etc.

Características de los sistemas de información:
Tienen una gran variedad de presentación, dependiendo de la información que manejen.

Seleccionan la información más pertinente para sus usuarios.

Hacen disponible la información a gran velocidad.

Deben tener un tiempo de respuesta muy rápido.

Deben ser seguros y confiables, respecto a la confidencialidad de la información.



Los archivos administrativos e intermedios como componentes de un sistema de información:
Los archivos administrativos, son aquellos que reciben y organizan la documentación de cada unidad administrativa. En este sentido, son parte fundamental del sistema de información, porque son los que brindan el acceso y hacen disponible la información de cada oficina.
En cuanto al archivo intermedio, tiene rol central en todo el sistema de información, ya que el archivo donde se conservan los documentos que han pasado a un plano secundario. Es decir, preserva los documentos que por su contenido son esporádicamente consultados, sin embargo adquieren un valor testimonial sobre todas las actividades, operaciones o tramites ha realizado la institución.

El profesional de la información y la TIC:
Actualmente, las tecnología de información y comunicación están revolucionando a las sociedades. Hoy en día, observamos a las sociedades que utilizan a la información en todas sus actividades, tanto en el ocio como en el negocio. Cada día aparecen nuevas formas de trasmitir cualquier tipo de información: el correo electrónico, teleconferencias, telemedicina, el gobierno electrónico, el negocio electrónico, la web 2.0, entre otras. Al parecer, los ciudadanos se han acostumbrado y adaptado a esta nueva forma de vida, y están demandando cada vez más información a mayor velocidad, incluso a tiempo real.
Indudablemente, las sociedades están cambiando, y los profesionales de la información tienen que adaptarse a esta nueva dinámica. Por lo tanto, aquellos que no estén actualizados y no quieran entrar a este nuevo paradigma, serán profesionales desfasados por el tiempo, la sociedad y las tecnologías.
Un profesional de la información, no debe ver las tecnologías como una amenaza, al contrario, debe saber utilizarlas a su antojo para crear más canales de acceso de la información. Sin embrago, es lamentable que hoy en día existan profesionales desfasados, que se han quedado en la segunda ola tecnológica y no quieren salir de ella.
Lo que un profesional de la información debe hacer, es evolucionar en conjunto con la sociedad y la tecnología, para proveer servicios pertinentes, innovadores y de mayor calidad para la sociedad.
Bibliografía

Reyes Ramírez, Livia. Consideraciones teóricas sobre los sistemas de información, los sistemas de información para la prensa y los sistemas integrados de información. Revista cubana de los profesionales de información y la comunicación. ISBN 1024-9435, Vol 15, N°1, 2007
Montoya Díaz, Carlos. Las unidades de información desde la óptica de la teoría de sistemas. Revista Interamericana de Bibliotecología. Medellín, Vol 22, N° 2, 1999
Rebolloso Gallardo, Roberto. La globalización y las Nuevas Tecnologías de Información. México : Trillas, 2000.