Manuales de Normas y Procedimientos

Definición de manuales.
Un manual es una guía sobre la gestión de un determinado elemento o actividad, que pretende normalizar las buenas prácticas para la máxima eficiencia de dicha gestión.

Manuales de Normas y procedimientos.
Definición.
Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de la funciones de una unidad administrativa. Estos manuales tienen como finalidad establecer los pasos necesarios para la solicitud, el manejo y control de los materiales y funciones de una oficina.

Objetivos.
El principal objetivo de los manuales de procedimientos, es establecer una guía donde se indique las metodologías que tiendan a la optimización de los procesos utilizados por las unidades administrativas, teniendo en cuenta que estos procesos son perfectibles, es decir que se pueden mejorar de acuerdo a la dinámica del funcionamiento de los organismos. Ahora bien, existen otras ventajas que se vislumbran con la aplicación de estos manuales.
- Difunden el funcionamiento interno de las oficinas, debido a que describen sus tareas, ubicación y requerimientos.
- Hacen posible establecer una inducción, adiestramiento y capacitación del personal, ya que describen en forma detallada las actividades de cada oficina.
- Facilitan el análisis y la supervisión de los procesos de un sistema.
- Son consultados por todo el personal de la institución
- Establecen un sistema de información modificable
- Aumentan la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo deben hacerlo
- Facilitan la coordinación de actividades.
Sin embargo, los manuales de procedimientos también tienen algunas limitaciones:
- Existe un costo en su redacción y confección que debe afrontarse
- Exige una permanente actualización, dado que la pérdida de vigencia de su contenido tiende a su totalidad inutilidad
- Resulta difícil definir el nivel óptimo de síntesis



Tipologías.
Existen 5 tipos de manuales de procedimientos:
a) Manual de Organización: describe la organización formal del mismo, funciones, autoridad y responsabilidad. El manual de políticas contiene los principios básicos que regirán el accionar de los ejecutivos en la toma de decisiones.
b) Manual de Procedimientos y Normas: describe en detalle sus operaciones que integran los procedimientos administrativos en el orden secuencial de su ejecución y las normas a cumplir por los miembros de la organización compatibles con dichos procedimientos.
c) Manual para especialistas: contiene normas e indicaciones referidas exclusivamente a determinado tipo de actividades u oficios. Se busca con este manual orientar y uniformar la actuación de los empleados que cumplen iguales funciones.
d) Manual del Empleado: contiene aquella información que resulta de interés para los empleados que se incorporan a una empresa sobre temas que hacen su relación con la misma. Dichos temas se refieren a objetivos de la empresa, actividades que desarrolla, planes de incentivación y programación de carreras de empleados.

e) Manual de Propósitos Múltiples: reemplaza total o parcialmente a los mencionados anteriormente, en aquellos casos en los que la dimensión de la empresa o el volumen de actividades no justifique su producción y mantenimiento.

Presentación.
En esta parte se indicará los fines y alcances generales del manual de organización. Se determinará que el objetivo del manual es definir las funciones y responsabilidades de cada posición dentro de la organización.
La presentación del manual debe de ser la siguiente:
- Contenido del manual
- Objetivos del manual
- Objetivos y políticas de la organización
- Conceptos generales
- Contenido común de los entes del mismo nivel
- Contenido específicos de los entes
- Contenidos comunes de los rangos de igual jerarquía
- Organigramas
- Régimen de autorizaciones
Elaboración.
Para la elaboración de un manual de procedimientos se deben seguir los siguientes pasos:
a) Contenido: incluirá la enunciación de la nominación de cada norma y la cantidad de páginas de cada norma de procedimiento o parte del manual.
b) Objetivos: contendrá la explicación de los propósitos de la aplicación del manual y, cuando fuese necesario, los motivos que le dieron origen.
c) Responsabilidad: se indicará la unidad orgánica responsable del cumplimiento de los procedimientos en cuestión.
d) Alcance y procedimientos: contendrá la explicación sobre las funciones de cada entidad.
e) Instrucciones: se explicarán las directrices concernientes a la estructura, actualización, criterios de cumplimiento entre otros.
f) Normas y procedimientos: se indican las normativas internas de la institución
g) Glosario: se definen aquellos términos de mucha y complejidad y que adquieren cierta polisemia.
Implantación.
Una de las actividades de mayor trascendencia de organización y métodos, consiste en el análisis de los procedimientos administrativos vigentes o en la definición de los circuitos para nuevas empresas o nuevas actividades que encare una empresa constituida.
Un manual de procedimientos se debe implementar en:
- Funciones y tareas para cada área en que se halle estructurada una organización, con especificaciones claras y precisas del tratamiento o curso de acción a seguir ante cada alternativa factible de ocurrencia de cada variable constituida de un circuito administrativo.
- Formularios a utilizar, especificando. Emisor, oportunidad de emisión, cantidad de copias, instrucciones para el llenado de cada uno de los datos que lo integran, distribución de las copias, etc.
- Archivos a utilizar, en cuanto a: contenido, período de resguardo legal y operativo, clasificación de la información contenida, etc.
- Un esquema de control operativo y patrimonial.
Mantenimiento.
Un manual de procedimientos exige una permanente actualización, dado que la pérdida de vigencia de su contenido tiende a su totalidad inutilidad.



Recursos Humanos de los Archivos: personal fundamental, políticas de reclutamiento, de selección, inducción, capacitación y adiestramiento.

Personal Fundamental.
En los archivos deben laborar el personal especializado en el área, es decir, archivólogos. Estos profesionales deben ser los encargados de gerenciar y dirigir estas unidades de información, pues los archivólogos se han preparado y son los profesionales más capacitados para ejercer estas funciones. Ahora bien, en mi opinión, un archivo debe tener otro tipo de personal como secretarias, abogados e historiadores. En un sistema de archivo las secretarias son las generalmente manejan el archivo de gestión o administrativo, siempre y cuando estén bajo la supervisión de un archivólogo. Los historiadores deben compartir sus conocimientos históricos para establecer un buen rango de selección sobre los documentos que vayan a ser trasladados al archivo histórico. Igualmente, los abogados deben compartir sus conocimientos jurídicos, para establecer asesorías legales sobre las decisiones que se tomen en un archivo y sobre las políticas de eliminación de documentos.
Hay que tomar en cuenta, que el personal de un archivo va a depender de su tipología. Por ejemplo: en un archivo de prensa, el personal serán archivólogos, periodistas, abogados, historiadores, secretarias y quizás psicólogos; en un archivo financiero, el personal serán archivólogos, economistas, administradores, abogados, historiadores y secretarias. En resumen, un archivo tendrá un personal multidisciplinario según su tipología.

Políticas de reclutamiento y de selección.
Generalmente, en los archivos laboran personas que han trabajado toda su vida en estas unidades de información y su conocimiento es completamente empírico, y en algunas ocasiones son profesionales de otras áreas como administradores, historiadores o abogados los que se encargan de los archivos de una institución. En mi opinión, se debe seleccionar un personal altamente capacitado para manejar y dirigir un archivo, ya que estamos hablando de un órgano vital dentro de la organización, pues es que el distribuye, organiza y facilita el acceso de la información dentro de la institución.
El proceso de selección en los archivos varía según las necesidades y los requerimientos que demande la unidad de información. Quizás la documentación que se maneje en un determinado archivo tenga información en varios idiomas, en este caso tendríamos que reclutar personal con esas características. O, puede que encontremos un centro de documentación destinado a un tema en especifico, tendríamos que reclutar persona especializado en el tema de la unidad de información.

Políticas de inducción, capacitación y adiestramiento.
Cada unidad administrativa de la institución, debe tener políticas de capacitación y adiestramiento. Es una medida de gestión del conocimiento, que trata de crear un capital intelectual de la institución. Esto significa que el conocimiento no se quede en un empelado, sino que sea compartido entre todos.
Un archivo debe tener políticas de capacitación, inducción y adiestramiento en el ámbito informacional, administrativo y analítico. En este sentido, se debe capacitar a los nuevos empleados en todos los procesos de captación, selección, organización, conservación y difusión de la información dentro y fuera de la institución. También se debe entrenar al personal, para que lo empelados estén al tanto de todos los procesos gerenciales y administrativos que se realizan en un archivo.
De esta forma, se establecerá una tormenta de ideas en la que todos los empleados participarán en la toma de decisiones de la unidad de información. En este sentido, el desarrollo de nuestro archivo será más eficiente, participativo y equitativo.






Bibliografía

1) Serra Casellas, Lluís Esteve. Información y Documentación : gestión documental. Universidad Simón Bolívar : Caracas, 2009
2) Dirección De Ingeniería de Información. Manual de Procedimientos : solicitud de materiales y útiles de oficina. Universidad Simón Bolívar : Caracas, 2009
3) Universidad de Buenos Aires. Manuales de Normas y procedimientos Argentinos. Universidad de Buenos Aires : Buenos Aires, 2007
4) Andrade Peñaranda, Casilda Sulhanger Carolina; Fucci Borrachera, Marisol Chiquinquirá. Desempeño de los profesioanles de las unidades sectoriales de información de la Universidad del Zulia. Universidad del Zulia : Maracaibo, 2007