Compañeros, aquí les dejo un viedo de gestión documental. Es muy interesante, espero que les guste.
viernes, 21 de mayo de 2010
Tema de mayor relevancia para el desarrollo profesional
A mi parecer, el tema más importante fue el de “Gestión Documental”, ya que, de alguna manera, nos abrió los ojos y pudimos constatar la totalidad de funciones que ejerce un archivólogo. Todos los procesos gerenciales, informacionales, analíticos y ahora tecnológicos, que realizan los profesionales de los archivos, los investigamos a fondo cuando estudiamos la Gestión Documental
Tema de mayor interés
A mi parecer, el tema más interesante fue el de la gestión documental, ya que nunca habíamos estudiado el tema como tal. Siempre lo mencionábamos, lo escuchábamos, pero nunca nos detuvimos a investigar sobre el tema hasta ahora.
La gestión documental consiste en el tratamiento y conservación que se les da a los documentos, desde el principio de su ciclo de vida, es decir, desde su producción hasta su eliminación o conservación permanente. En este sentido, la gestión documental ahonda todas las etapas que constituyen el ciclo de vida de los documentos, por supuesto respetando los principios de procedencia y de orden original.
Sin embargo, todo el proceso de gestión documental está ligado a todos los procesos gerenciales, administrativos e informacionales que se realizan en una unidad de información. Esto es debido, a que no se pueden realizar las actividades de la gestión documental sin que estén sustentadas por todos los movimientos gerenciales e informacionales.
En este sentido, la gestión documental abarca todas las funciones de un archivólogo. Por esta razón, fue el tema que más me interesó.
La gestión documental consiste en el tratamiento y conservación que se les da a los documentos, desde el principio de su ciclo de vida, es decir, desde su producción hasta su eliminación o conservación permanente. En este sentido, la gestión documental ahonda todas las etapas que constituyen el ciclo de vida de los documentos, por supuesto respetando los principios de procedencia y de orden original.
Sin embargo, todo el proceso de gestión documental está ligado a todos los procesos gerenciales, administrativos e informacionales que se realizan en una unidad de información. Esto es debido, a que no se pueden realizar las actividades de la gestión documental sin que estén sustentadas por todos los movimientos gerenciales e informacionales.
En este sentido, la gestión documental abarca todas las funciones de un archivólogo. Por esta razón, fue el tema que más me interesó.
Análisis del desarrollo curricular de la asignatura.
En mi opinión, fue una materia muy completa y poco tradicional. En primer lugar, la asignatura se realizó de modo mixto, a distancia y presencialmente. Además, la materia no solo abarco los conceptos de los archivos administrativos e intermedios, sino también sus funcionamientos, gestión, herramientas y metodologías que deben utilizar los archivólogos, la posición de estos archivos respecto a las tecnologías de información y comunicación, y la gestión del conocimiento.
Añadido a esto, los alumnos estuvimos obligados a pensar y a analizar cada tema para generar nuestras opiniones.
En conclusión, los 5 temas de la asignatura estuvieron correctamente planteados y estudiados para el desarrollo de la materia.
Añadido a esto, los alumnos estuvimos obligados a pensar y a analizar cada tema para generar nuestras opiniones.
En conclusión, los 5 temas de la asignatura estuvieron correctamente planteados y estudiados para el desarrollo de la materia.
jueves, 20 de mayo de 2010
Definición de Información:
En el sentido general, la información es un conjunto organizado de datos procesados, que constituyen un mensaje sobre un determinado ente o fenómeno. Los datos se perciben, se integran y generan la información necesaria para producir el conocimiento que es el que finalmente permite tomar decisiones para realizar nuestras actividades cotidianas.
Desde el punto de vista archivístico, la información es cualquier documento producido o recibido que se registra en la institución, y que su contenido es fundamental para desarrollo de las actividades de la organización.
Definición de Sistema:
Un sistema, es un conjunto de elementos relacionados entre sí, que trabajan en función de un mismo objetivo. De este modo, todos los elementos deben estar sincronizados para el buen funcionamiento del sistema.
Definición de Sistemas de Información:
Una organización consta de varios tipos de sistemas, entre ellos el sistema de información. Este sistema es el que se encarga de recibir, producir, organizar, distribuir y difundir la información dentro de cada institución.
Cuando analizamos cualquier tipo de organización, observamos que contienen una gran variedad de departamentos y oficinas, y todas estas deben tener una unidad de información. Esto es debido, a que todas las unidades administrativas producen y reciben una gran cantidad de información.
En el siguiente esquema, podemos observarlo más claramente.
Operaciones de la institución: procesos de mantenimiento, contabilidad, RRHH, Compras, Ventas, Admistrativos, etc.
Toda la información producidad por estos son recibidad e ingresadas por las unidades de información de cada oficina.
Imaginemos que las actividades de la institución son las descritas en la primera figura. Cada una de etas operaciones generan documentos que son conservados y organizados en sus unidades de información respectivamente. A la misma vez, cada una de estas oficinas recibe documentos del exterior de la organización, que también son conservados en las unidades de información. De esta forma, se representa un ciclo que se denominaría sistema de información.
Tipos de sistemas de información:
Existen dos tipos de sistemas de información, el automatizado y el manual.
Sistema de información manual: comprende toda la descripción que explicamos en el esquema anterior. Se produce o reciben los documentos, estos pasan a las unidades de información, y ellas la suministran a sus usuarios, que generalmente son otros funcionarios y profesionales de la institución.
Sistema de información automatizado: está compuesto por los mismos procesos que el sistema manual, pero de forma automatizada. Se reciben los documentos por medio del correo electrónico, se realiza la búsqueda por medio de base de datos, etc.
Características de los sistemas de información:
Tienen una gran variedad de presentación, dependiendo de la información que manejen.
Seleccionan la información más pertinente para sus usuarios.
Hacen disponible la información a gran velocidad.
Deben tener un tiempo de respuesta muy rápido.
Deben ser seguros y confiables, respecto a la confidencialidad de la información.
Los archivos administrativos e intermedios como componentes de un sistema de información:
Los archivos administrativos, son aquellos que reciben y organizan la documentación de cada unidad administrativa. En este sentido, son parte fundamental del sistema de información, porque son los que brindan el acceso y hacen disponible la información de cada oficina.
En cuanto al archivo intermedio, tiene rol central en todo el sistema de información, ya que el archivo donde se conservan los documentos que han pasado a un plano secundario. Es decir, preserva los documentos que por su contenido son esporádicamente consultados, sin embargo adquieren un valor testimonial sobre todas las actividades, operaciones o tramites ha realizado la institución.
El profesional de la información y la TIC:
Actualmente, las tecnología de información y comunicación están revolucionando a las sociedades. Hoy en día, observamos a las sociedades que utilizan a la información en todas sus actividades, tanto en el ocio como en el negocio. Cada día aparecen nuevas formas de trasmitir cualquier tipo de información: el correo electrónico, teleconferencias, telemedicina, el gobierno electrónico, el negocio electrónico, la web 2.0, entre otras. Al parecer, los ciudadanos se han acostumbrado y adaptado a esta nueva forma de vida, y están demandando cada vez más información a mayor velocidad, incluso a tiempo real.
Indudablemente, las sociedades están cambiando, y los profesionales de la información tienen que adaptarse a esta nueva dinámica. Por lo tanto, aquellos que no estén actualizados y no quieran entrar a este nuevo paradigma, serán profesionales desfasados por el tiempo, la sociedad y las tecnologías.
Un profesional de la información, no debe ver las tecnologías como una amenaza, al contrario, debe saber utilizarlas a su antojo para crear más canales de acceso de la información. Sin embrago, es lamentable que hoy en día existan profesionales desfasados, que se han quedado en la segunda ola tecnológica y no quieren salir de ella.
Lo que un profesional de la información debe hacer, es evolucionar en conjunto con la sociedad y la tecnología, para proveer servicios pertinentes, innovadores y de mayor calidad para la sociedad.
Bibliografía
Reyes Ramírez, Livia. Consideraciones teóricas sobre los sistemas de información, los sistemas de información para la prensa y los sistemas integrados de información. Revista cubana de los profesionales de información y la comunicación. ISBN 1024-9435, Vol 15, N°1, 2007
Montoya Díaz, Carlos. Las unidades de información desde la óptica de la teoría de sistemas. Revista Interamericana de Bibliotecología. Medellín, Vol 22, N° 2, 1999
Rebolloso Gallardo, Roberto. La globalización y las Nuevas Tecnologías de Información. México : Trillas, 2000.
Manuales de Normas y Procedimientos
Definición de manuales.
Un manual es una guía sobre la gestión de un determinado elemento o actividad, que pretende normalizar las buenas prácticas para la máxima eficiencia de dicha gestión.
Manuales de Normas y procedimientos.
Definición.
Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de la funciones de una unidad administrativa. Estos manuales tienen como finalidad establecer los pasos necesarios para la solicitud, el manejo y control de los materiales y funciones de una oficina.
Objetivos.
El principal objetivo de los manuales de procedimientos, es establecer una guía donde se indique las metodologías que tiendan a la optimización de los procesos utilizados por las unidades administrativas, teniendo en cuenta que estos procesos son perfectibles, es decir que se pueden mejorar de acuerdo a la dinámica del funcionamiento de los organismos. Ahora bien, existen otras ventajas que se vislumbran con la aplicación de estos manuales.
- Difunden el funcionamiento interno de las oficinas, debido a que describen sus tareas, ubicación y requerimientos.
- Hacen posible establecer una inducción, adiestramiento y capacitación del personal, ya que describen en forma detallada las actividades de cada oficina.
- Facilitan el análisis y la supervisión de los procesos de un sistema.
- Son consultados por todo el personal de la institución
- Establecen un sistema de información modificable
- Aumentan la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo deben hacerlo
- Facilitan la coordinación de actividades.
Sin embargo, los manuales de procedimientos también tienen algunas limitaciones:
- Existe un costo en su redacción y confección que debe afrontarse
- Exige una permanente actualización, dado que la pérdida de vigencia de su contenido tiende a su totalidad inutilidad
- Resulta difícil definir el nivel óptimo de síntesis
Tipologías.
Existen 5 tipos de manuales de procedimientos:
a) Manual de Organización: describe la organización formal del mismo, funciones, autoridad y responsabilidad. El manual de políticas contiene los principios básicos que regirán el accionar de los ejecutivos en la toma de decisiones.
b) Manual de Procedimientos y Normas: describe en detalle sus operaciones que integran los procedimientos administrativos en el orden secuencial de su ejecución y las normas a cumplir por los miembros de la organización compatibles con dichos procedimientos.
c) Manual para especialistas: contiene normas e indicaciones referidas exclusivamente a determinado tipo de actividades u oficios. Se busca con este manual orientar y uniformar la actuación de los empleados que cumplen iguales funciones.
d) Manual del Empleado: contiene aquella información que resulta de interés para los empleados que se incorporan a una empresa sobre temas que hacen su relación con la misma. Dichos temas se refieren a objetivos de la empresa, actividades que desarrolla, planes de incentivación y programación de carreras de empleados.
e) Manual de Propósitos Múltiples: reemplaza total o parcialmente a los mencionados anteriormente, en aquellos casos en los que la dimensión de la empresa o el volumen de actividades no justifique su producción y mantenimiento.
Presentación.
En esta parte se indicará los fines y alcances generales del manual de organización. Se determinará que el objetivo del manual es definir las funciones y responsabilidades de cada posición dentro de la organización.
La presentación del manual debe de ser la siguiente:
- Contenido del manual
- Objetivos del manual
- Objetivos y políticas de la organización
- Conceptos generales
- Contenido común de los entes del mismo nivel
- Contenido específicos de los entes
- Contenidos comunes de los rangos de igual jerarquía
- Organigramas
- Régimen de autorizaciones
Elaboración.
Para la elaboración de un manual de procedimientos se deben seguir los siguientes pasos:
a) Contenido: incluirá la enunciación de la nominación de cada norma y la cantidad de páginas de cada norma de procedimiento o parte del manual.
b) Objetivos: contendrá la explicación de los propósitos de la aplicación del manual y, cuando fuese necesario, los motivos que le dieron origen.
c) Responsabilidad: se indicará la unidad orgánica responsable del cumplimiento de los procedimientos en cuestión.
d) Alcance y procedimientos: contendrá la explicación sobre las funciones de cada entidad.
e) Instrucciones: se explicarán las directrices concernientes a la estructura, actualización, criterios de cumplimiento entre otros.
f) Normas y procedimientos: se indican las normativas internas de la institución
g) Glosario: se definen aquellos términos de mucha y complejidad y que adquieren cierta polisemia.
Implantación.
Una de las actividades de mayor trascendencia de organización y métodos, consiste en el análisis de los procedimientos administrativos vigentes o en la definición de los circuitos para nuevas empresas o nuevas actividades que encare una empresa constituida.
Un manual de procedimientos se debe implementar en:
- Funciones y tareas para cada área en que se halle estructurada una organización, con especificaciones claras y precisas del tratamiento o curso de acción a seguir ante cada alternativa factible de ocurrencia de cada variable constituida de un circuito administrativo.
- Formularios a utilizar, especificando. Emisor, oportunidad de emisión, cantidad de copias, instrucciones para el llenado de cada uno de los datos que lo integran, distribución de las copias, etc.
- Archivos a utilizar, en cuanto a: contenido, período de resguardo legal y operativo, clasificación de la información contenida, etc.
- Un esquema de control operativo y patrimonial.
Mantenimiento.
Un manual de procedimientos exige una permanente actualización, dado que la pérdida de vigencia de su contenido tiende a su totalidad inutilidad.
Recursos Humanos de los Archivos: personal fundamental, políticas de reclutamiento, de selección, inducción, capacitación y adiestramiento.
Personal Fundamental.
En los archivos deben laborar el personal especializado en el área, es decir, archivólogos. Estos profesionales deben ser los encargados de gerenciar y dirigir estas unidades de información, pues los archivólogos se han preparado y son los profesionales más capacitados para ejercer estas funciones. Ahora bien, en mi opinión, un archivo debe tener otro tipo de personal como secretarias, abogados e historiadores. En un sistema de archivo las secretarias son las generalmente manejan el archivo de gestión o administrativo, siempre y cuando estén bajo la supervisión de un archivólogo. Los historiadores deben compartir sus conocimientos históricos para establecer un buen rango de selección sobre los documentos que vayan a ser trasladados al archivo histórico. Igualmente, los abogados deben compartir sus conocimientos jurídicos, para establecer asesorías legales sobre las decisiones que se tomen en un archivo y sobre las políticas de eliminación de documentos.
Hay que tomar en cuenta, que el personal de un archivo va a depender de su tipología. Por ejemplo: en un archivo de prensa, el personal serán archivólogos, periodistas, abogados, historiadores, secretarias y quizás psicólogos; en un archivo financiero, el personal serán archivólogos, economistas, administradores, abogados, historiadores y secretarias. En resumen, un archivo tendrá un personal multidisciplinario según su tipología.
Políticas de reclutamiento y de selección.
Generalmente, en los archivos laboran personas que han trabajado toda su vida en estas unidades de información y su conocimiento es completamente empírico, y en algunas ocasiones son profesionales de otras áreas como administradores, historiadores o abogados los que se encargan de los archivos de una institución. En mi opinión, se debe seleccionar un personal altamente capacitado para manejar y dirigir un archivo, ya que estamos hablando de un órgano vital dentro de la organización, pues es que el distribuye, organiza y facilita el acceso de la información dentro de la institución.
El proceso de selección en los archivos varía según las necesidades y los requerimientos que demande la unidad de información. Quizás la documentación que se maneje en un determinado archivo tenga información en varios idiomas, en este caso tendríamos que reclutar personal con esas características. O, puede que encontremos un centro de documentación destinado a un tema en especifico, tendríamos que reclutar persona especializado en el tema de la unidad de información.
Políticas de inducción, capacitación y adiestramiento.
Cada unidad administrativa de la institución, debe tener políticas de capacitación y adiestramiento. Es una medida de gestión del conocimiento, que trata de crear un capital intelectual de la institución. Esto significa que el conocimiento no se quede en un empelado, sino que sea compartido entre todos.
Un archivo debe tener políticas de capacitación, inducción y adiestramiento en el ámbito informacional, administrativo y analítico. En este sentido, se debe capacitar a los nuevos empleados en todos los procesos de captación, selección, organización, conservación y difusión de la información dentro y fuera de la institución. También se debe entrenar al personal, para que lo empelados estén al tanto de todos los procesos gerenciales y administrativos que se realizan en un archivo.
De esta forma, se establecerá una tormenta de ideas en la que todos los empleados participarán en la toma de decisiones de la unidad de información. En este sentido, el desarrollo de nuestro archivo será más eficiente, participativo y equitativo.
Bibliografía
1) Serra Casellas, Lluís Esteve. Información y Documentación : gestión documental. Universidad Simón Bolívar : Caracas, 2009
2) Dirección De Ingeniería de Información. Manual de Procedimientos : solicitud de materiales y útiles de oficina. Universidad Simón Bolívar : Caracas, 2009
3) Universidad de Buenos Aires. Manuales de Normas y procedimientos Argentinos. Universidad de Buenos Aires : Buenos Aires, 2007
4) Andrade Peñaranda, Casilda Sulhanger Carolina; Fucci Borrachera, Marisol Chiquinquirá. Desempeño de los profesioanles de las unidades sectoriales de información de la Universidad del Zulia. Universidad del Zulia : Maracaibo, 2007
miércoles, 19 de mayo de 2010
Gestión Documental
Definición
Cuando hablamos de gestión documental, en lo primero que pensamos es en todo el tratamiento que se le da a los documentos. Si bien, esta afirmación no es incorrecta, pero la gestión documental abarca muchas más actividades que el tratamiento de los documentos.
Empecemos por definir a la gestión documental:
La Ley General de Archivos de Colombia afirma: “la gestión documental es un conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo, y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.”
Mientras que Fernando Gil Paloma (1999) dice: la gestión documental pretende abarcar desde la elaboración de los documentos hasta su servicio, pasando desde su organización y descripción.”
Tomando en cuenta las ideas anteriores, la gestión documental consiste en el tratamiento y conservación que se les da a los documentos, desde el principio de su ciclo de vida, es decir, desde su producción hasta su eliminación o conservación permanente. En este sentido, la gestión documental ahonda todas las etapas que constituyen el ciclo de vida de los documentos, por supuesto respetando los principios de procedencia y de orden original.
Sin embargo, todo el proceso de gestión documental está ligado a todos los procesos gerenciales, administrativos e informacionales que se realizan en una unidad de información. Esto es debido, a que no se pueden realizar las actividades de la gestión documental sin que estén sustentadas por todos los movimientos gerenciales e informacionales.
Una Archivo es un gran sistema que funciona como un engranaje, donde están involucrados tres subsistemas principales para su buen funcionamiento: sub-sistema documental, sub-sistema administrativo y sub-sistema de información.
Objetivo:
El principal objetivo de la gestión documental es organizar la información con el fin de hacerla manejable y recuperable para el momento en se necesite. También, se planifican los periodos de tiempo en que la documentación debe pertenecer en cada archivo (archivo administrativo, central e histórico).
Sub-Sistemas de Gestión Documental:
Como mencionamos anteriormente, la gestión documental está integrada principalmente por tres sub-sistemas principales: sub-sistema documental, sub-sistema administrativo y sub-sistema de información.
Sub-Sistema Documental:
En este sub-sistema se llevan a cabo los procesos de captación, ingreso, clasificación, valoración, descripción, transferencia, selección y expurgo de la información. Este primer paso consiste en desarrollar todas las actividades técnicas y prácticas de la gestión documental.
Sub-sistema Administrativo:
El sub-sistema documental debe tener como soporte al sub-sistema administrativo. En esta etapa se realizan los cuatro procesos gerenciales: evaluación, planificación, organización y ejecución. Así mismo, estos cuatro procesos deben estar vinculados con la línea de planificación y desarrollo, es decir, con la filosofía de gestión que se esté implementando en el momento. En el caso de Venezuela se establecerán las actividades según las leyes de archivos que estén en las Constitución de la República Bolivariana de Venezuela; se planificará según lo planteado el Plan Nacional Simón Bolívar; y se actuará según las directrices del Ministerio Popular Para la Cultura.
Un gerente de la información debe de estar al tanto de las directrices de estas instituciones, ya que partiendo de ellas elaboraremos nuestro Plan Operativo Anual (POA) de nuestro archivo o unidad de información.
Sub-Sistema de Información:
Este sub-sistema comprende todo los mecanismos para la difusión de la información. Es decir, se crean los medios de información necesarios para hacerla accesible y disponible. Entre estos medios podemos encontrar:
- Sistemas de información y referencia
- Ficheros o bases de datos
- Servicios de préstamos de expedientes
- Cartelera informativas
- Páginas web
- Publicaciones periódicas y demás medios de información.
La gestión documental y la toma de decisiones en las organizaciones:
La gestión documental es un gran reto para cualquier organización, las que tarde o temprano, tendrán que enfrentar, a menos que quieran ser organizaciones obsoletas y poco actualizadas.
Al principio, definimos gestión documental como: el tratamiento y conservación que se les da a los documentos, desde el principio de su ciclo de vida, es decir, desde su producción hasta su eliminación o conservación permanente. En este sentido, la gestión documental ahonda todas las etapas que constituyen el ciclo de vida de los documentos, por supuesto respetando los principios de procedencia y de orden original.
Hay que destacar que los usuarios primarios de los documentos son los profesionales y funcionarios de las distintas áreas que laboran en una institución. En este sentido, la toma de decisiones se realiza partiendo de la información que proporcione cada documento. Por esta razón, es sumamente necesario que las organizaciones cuenten con un personal calificado que capte, organice y cree los medios necesarios para la accesibilidad y disponibilidad de la documentación, para su recuperación, en el momento que sea necesario.
El profesional de la información frente a estos retos:
El archivólogo, es un profesional que está capacitado para captar, preservar, organizar, distribuir y difundir la información. Sin embargo, en algunos casos la función de estos profesionales se ve limitada por instituciones, organizaciones y empresas, públicas y privadas, que contratan a los archivólogos única y exclusivamente para conservar organizar y distribuir los documentos producidos o recibidos por ellas mismas. No obstante, existe otra limitación mucho más grave que la que hemos descrito anteriormente. Tanto los estudiantes como los profesionales de esta área, en su gran mayoría, se imponen limitaciones en cuanto sus conocimientos y funciones laborales. En este sentido, estamos en presencia de profesionales que no explotan todo su potencial intelectual y que no aprovechan el total de las herramientas académicas establecidas en el pensum de estudio de la carrera, para su crecimiento profesional.
En esencia, se producen dos limitaciones: la primera, es “la autolimitación” que se imponen los estudiantes y profesionales de la archivología, y la segunda está fundamentada por el falso concepto que tienen las organizaciones y las instituciones sobre las funciones y el campo laboral que abarca un archivólogo.
Los archivólogos están siendo formados para ser “analistas de la información” y no “técnicos de la información”. Cuando un profesional del área se enfoca en la conservación, organización y distribución de documentos, este solo abarcará la parte técnica y práctica de la carrera. Por lo tanto, aquellos archivólogos que exploten la destreza de captar información, partiendo de los acontecimientos políticos, económicos, sociales, deportivos y culturales que ocurren en la sociedad, pudiendo sacar provecho de ellos y utilizarlos para un mejor desarrollo de la institución en que laboren, y tengan la capacidad de hacer accesible y disponible la información, por medio de la creación de flujos informacionales, para la mayor difusión posible, serán considerados “analistas de la información”.
En resumen, se están produciendo dos perfiles profesionales de la archivología: “el práctico”, representado por los procesos técnicos de la carrera. Y “el analítico”, constituido por todo el proceso que desarrollaría el sistema práctico, y adicionalmente del análisis de la información y la propuesta de intercambio de conocimientos a distintos niveles en algunas materias profesionales.
Lo más grave de este fenómeno, ha sido su permanencia a pesar de la evolución de nuestra carrera. Este factor nos indica que los especialistas, profesionales y estudiantes del área, se han dedicado al estudio de la parte práctica de la archivología, obviando los otros axiomas, matices y ramas de esta ciencia.
Aunque, el gremio de los archivólogos es relativamente joven, son los profesionales y estudiantes de esta carrera, los únicos que tienen la solución a las limitaciones antes mencionadas.
Bibliografía
1) Fernández Valderrama, Luís David. Gestión Documental. IESA Instituto de Estudios Superiores de Administración : Caracas, 2009.
2) Escobedo Guerrero, Sergio. Construcción de un Modelo de Trabajo de Gestión Documental en la Organización, en el Contexto de la Actividad Archivística. Universidad de Costa Rica : San Pedro de Montes de Oca, 2003
3) Moreno Torres, Fernando. Presentación de Gestión Documental. Granda, 2009. [En Línea] disponible en : http://www.youtube.com/watch?v=8AFky7inYZg
4) Artiles Visbal, Sara. La Gestión Documental, de Información y el Conocimiento en la Empresa : el caso de Cuba. Revista cubana de los profesionales de la información y la comunicación en salud, ISSN 1024-9435, VOL. 19, N°5, 2009
5) Fordaca Matheu, Núria. Ciclo de Vida de los Documentos del Sistema de Gestión para la construcción. Universidad Politécnica de Catalunya : Barcelona, 2005.
lunes, 29 de marzo de 2010
Gestión de los Archivos
1) Gestión y Organización de Archivos.
Toda unidad de información funciona en el marco de un sistema, y en cada uno de esos sistemas actúan una serie de sub–sistemas. Es decir, la unidad de información se desempeña como un gran engranaje en el que todo debe estar coordinado hacia un solo fin, la satisfacción de las necesidades de información de los usuarios.
Este sistema funciona bajo cuatro procesos que se realizan en cualquier unidad de información: la captación, el procesamiento, el almacenamiento y la difusión. Obviamente, de estos procesos surgen otras actividades más específicas que la estaremos explicando más adelante.
Cualquier sistema de información, va a estar enmarcado por los principios gerenciales o de la administración: planificación, organización, evaluación y ejecución. Sin ellos ningún sistema podrá funcionar eficientemente.
a) Gestión de Archivos:
Cuando nos referimos a la gestión en los archivos, se trata de todas las actividades administrativas, técnicas y analíticas que se realizan en estas unidades de información. En este sentido, desde los archivos de gestión o administrativos, pasando por el archivo central y finalizando en el archivo histórico, se llevan a cabo los principios gerenciales y los cuatro procesos claves de toda unidad y servicio de información.
Ahora bien, ¿Cómo se aplican todos estos procesos y principios gerenciales en los archivos, y cómo influyen en su gestión?
- Captación: En principio, en un sistema de archivo, se debe recoger la información de todos los documentos producidos y recibidos por una institución, en el ejercicio de sus actividades administrativas. Generalmente, este proceso se cumple en los archivos administrativos. Igualmente, todo sistema de archivo cumpliendo con su rol de unidad de información, debería realizar un proceso de captación de la información externa a la institución, partiendo de los acontecimientos políticos, económicos, sociales y culturales, con el fin de determinar sus efectos e influencias para nuestra institución. Este segundo proceso de captación, se ha relegado y no se ha ubicado en qué tipo de archivo desarrollarlo. En mi opinión, en un sistema de archivo se debe abrir otro campo que se dedique netamente a la captación de la información externa, mediante investigaciones, monitoreos de medios y otras actividades, en otras palabras, un centro de documentación.
- Procesamiento: Durante esta actividad se realizan todos los procesos técnicos que se llevan a cabo en un archivo: el análisis documental.
El análisis documental comprende dos procesos: el análisis formal y el análisis contenido.
El primero constituye toda la descripción externa del documento, es decir, son todas aquellas características que diferencian a un documento de otro. Ejemplo: organismo productor, fecha, tipología etc.; En este análisis se realiza la descripción y catalogación de los documentos.
El análisis de contenido, es aquel que analiza e interpreta el contenido de los documentos, para representarlos en palabras claves o en un lenguaje documental. En este proceso se lleva a cabo la indización y la clasificación.
Algunos autores, afirman que los procesos técnicos deben desarrollarse en el archivo central. Mientras que otros revierten esa tesis, y dicen que estos procesos se deben aplicar en el archivo administrativo.
A mi parecer, creo que el orden de los documentos se debe aplicar en su fase activa, es decir, en su permanencia en el archivo administrativo. Esto es debido, a que los documentos no deben llegar sin ningún orden al archivo central. Además, es más sencillo realizar el análisis documental a medida que se vayan produciendo los documentos, que realizarlo en el archivo central donde los documentos llegan en masas.
- Almacenamiento: Comprende la organización sistemática y lógica, mediante un cuadro de clasificación documental. Este proceso se realiza en todos los archivos, desde el archivo administrativo, pasando por el central y llegando al histórico, en todos se almacenan los documentos.
- Difusión: vislumbra la creación de los flujos informacionales para la recuperación y difusión de la información: bases de datos, páginas web etc.
Cuando los archivólogos se disponen a realizar todo estos procesos, deben tener conciencia de los principios gerenciales. Todo sistema funciona, si es gerenciado eficientemente.
- Evaluación: En primer lugar, se deben evaluar las necesidades de los usuarios, y posteriormente las fortalezas y deficiencias de nuestro sistema de información. De esta forma podremos definir las oportunidades y las amenazas que puede enfrentar nuestro archivo.
- Organización: Posterior la evaluación, se organizan las prioridades de nuestro archivo.
- Planificación: Después de una exhaustiva evaluación, se desarrolla una planificación de los objetivos que se van a cumplir a corto, mediano y largo plazo.
- Ejecución: consiste en realizar las actividades anteriormente planeadas y programadas.
Como podemos observar, la gestión de los archivos no es solo tratar a los documentos, conservarlos y organizarlos, sino que comprende un ciclo más complejo. Todos los procesos informacionales, técnicos, analíticos y gerenciales que describimos anteriormente, comprenden la gestión de los archivos. Dicha gestión tiene como finalidad, resguardar la integridad de los documentos y de la información; mantener la confidencialidad de los documentos, es decir, que la información le llegue a la persona indicada; y mantener la información disponible en todo momento, para la máxima satisfacción de los usuarios.
Hay que resaltar, que generalmente, los usuarios de los archivos es el personal administrativo de la institución o investigadores.
b) organización de los archivos:
Los archivos se deben organizar mediante un cuadro de calcificación documental. Generalmente, este cuadro es un reflejo de la estructura de la institución, donde se pueden identificar las funciones de todas las unidades administrativas.
El cuadro de clasificación documental se establece para tener un orden sistemático y un control en la producción de los documentos.
Sin embargo, con la sola puesta en práctica del cuadro de clasificación documental, los documentos no van a estar completamente ordenados. Hay que realizar el análisis documental: la descripción, catalogación y por último la clasificación.
Para realizar el análisis documental de los documentos, hay que tener conocimiento del contexto de las acciones en que fueron realizados. Además, de llevar a cabo un proceso de investigación exhaustiva para saber con exactitud qué información contiene el documento, quien lo produjo y que objetivo tiene que cumplir.
A continuación, les mostraremos un ejemplo de un cuadro de clasificación documental.
También hay que tomar en cuenta los principios fundamentales de la archivología: El principio de procedencia y de orden original.
El principio de procedencia consiste en no ligar los documentos provenientes de una oficina con los que proviene de otra. Y el principio de orden original, se trata de no cambiarle el orden con que están establecidos los documentos.
2) Tipos de archivos y su importancia.
Principalmente, los archivos se dividen en 3 tipos: el archivo de gestión o administrativo, el archivo central y el archivo histórico.
a) Archivo de Gestión o Administrativo: en este archivo se conservan los documentos en fase de tramitación, así como lo que son frecuente para la gestión de de os asuntos administrativos. Están bajo la responsabilidad y manejo directo de las unidades administrativas. Los autores indican que la documentación debe permanecer en esta fase entre 1 y 5. Sin embargo, si existen expedientes conclusos y su uso no es corriente, se debe pasar al archivo central antes los 5 años.
b) Archivo central: en esta fase la documentación ha perdido la utilidad por la cual había sido creada, la gestión. Pero adquiere otras funciones como la probatoria o testimonial de la gestión que se cumplió anteriormente. Las grandes administraciones la transfieren desde sus archivos administrativos a este, caracterizado por asegurar la instalación masiva de los documentos, desde 15 a 30 años. En este archivo, también se realizan los procesos de valoración selección y expurgo.
c) Archivo Histórico: A partir de esta fase, la documentación seleccionada por su valor informativo, histórico y cultural, se conserva hasta la perpetuidad, en condiciones que garanticen su integridad y transmisión de las generaciones futuras.
Sin embrago, existen otras clasificaciones de los archivos, como por ejemplo:
Los archivos según su grado de utilización:
a) Archivos Centralizados: Es cuando toda la documentación de la institución, se conserva en un solo espacio físico.
b) Archivos Descentralizados: Consiste en que cada unidad administrativa de la institución contenga su propio archivo.
Los archivos según el tipo de documentos que contienen:
a) Archivos de Gobierno: recogen los documentos que son el testimonio de las acciones y relaciones nacionales e internacionales que son de interés para los gobiernos de las naciones.
b) Archivos eclesiásticos: en ellos se conservan los documentos religiosos.
c) Archivos de la administración: Conservan documentos relacionados con la administración central, administraciones autonómicas y administraciones locales.
d) Archivos Jurídicos: es donde se inserta todo el material documental jurídico
e) Archivos de Prensa: recogen toda la documentación periodística
f) Archivos Cartográficos: son aquellos que conservan toda la información geográfica de una región.
g) Archivos Financieros: conservan toda la documentación generada por las instituciones financieras.
Como podemos observar, existe un gran número de clases de archivos, solo es cuestión de definir la función de la institución o de la unidad administrativa a la que pertenece nuestra unidad de información y definir sus clases. También podemos encontrar archivos de recursos humanos, de historias médicas, etc.
La planificación estratégica en los archivos:
La planificación es un proceso continuo que se realiza mediante un plan estratégico, que estudia los objetivos y las acciones a realizar a corto, mediano y largo plazo, con el fin de definir objetivos que orienten el rumbo de la organización.
La planificación debe de ser: coherente, flexible, continua, racional, participativa, comparable y sencilla.
Existen dos tipos de clasificación: la planificación estratégica y la operativa.
a) Planificación estratégica: Esta diseñada para satisfacer las metas generales de la organización.
b) La planificación operativa: Muestra cómo se pueden aplicar los planes estratégicos en el quehacer diario.
En principio, para planificar se debe elaborar un informe diagnostico donde refleje la situación actual de nuestra unidad de información. En el diagnostico debe quedar evidenciado las condiciones ambientales dentro de las cuales ha de funcionar la unidad, y las necesidades de la comunidad en relación con la gama de servicios que la unidad de información pueda ofrecer.
Posteriormente, se establece la programación de las acciones que se van tomar a corto, mediano y largo plazo. Se definen los objetivos, estrategias, actividades y la metodología con que se va a laborar. Igualmente, en este paso se establecen las políticas y las medidas sociales, legales, institucionales, financieras y organizativas, de recursos materiales y de personal.
Luego, se ejecuta el plan de acuerdo a al sistema operativo, programas y proyectos que elaboramos anteriormente. También, se controla, supervisa y se ejecuta. También se realizan las correcciones y el redireccionamiento de ser necesario.
Por último, se evalúan los resultados, y partiendo de ellos se planifica nuevamente.
En Venezuela, el órgano rector de de los archivos, es el Archivo General de la Nación (AGN). Su función es velar por la homogenización y normalización de los documentos, así como es la de salvaguardar y apoyar la documentación histórica, cultural y científica. Igualmente, presta asesorías a la organización y planificación de los archivos de la administración pública y de las organizaciones privadas.
Sin embrago, también existe el sistema nacional de archivo. Esta institución se encarga de coordinar las funciones de todos los archivos del país, sean de la administración pública o de organizaciones privadas, según los parámetros que indica el Archivo General de la Nación.
Obviamente, el AGN está fundamentado por las distintas leyes nacionales que rijan el funcionamiento de los archivos, como por ejemplo: la Ley Orgánica de Administración Pública y la Ley de Archivo Nacional.
La Ley Orgánica de la Administración Pública expresa lo siguiente:
Artículo 141: El objetivo esencial de los órganos de archivo del Estado es el de conservar y disponer de la documentación de manera organizada, útil confiable y oportuna, de forma tal que sea recuperable para uso del estado, en servicio de los particulares y como fuente de la historia.
Artículo 142: En cada órgano o ente de la Administración Pública habrá un órgano de archivo con la finalidad de valorar, seleccionar, desincorporar y transferir a los archivos intermedios o Al Archivo General de la Nación, según sea el caso, los documentos, expedientes, gacetas y demás publicaciones que deban ser archivadas conforme al reglamento respectivo.
Esto quiere decir, que la planificación de los archivos debe de estar enmarcada por las funciones que describen los artículos anteriores, de la Ley de la Administración Pública.
Igualmente, la misma ley hace referencia al Plan Nacional de Desarrollo Archivístico.
Artículo 146: El Plan Nacional de Desarrollo Archivístico se incorporará a los planes de la Nación y se elaborará con la participación y cooperación de las universidades con carreras en el campo de la archivología.
Aunque, los artículos de esta ley se limitan a nombrar a los archivos de la administración pública, las unidades de archivo de las instituciones privadas se deben acoplar a las normativas que indican estas leyes. Esto quiere decir, que todas las unidades de archivos del país deben elaborar su planificación estratégica o su plan operativo anual (POA), coordinándose con las leyes que rijan el funcionamiento de los archivos y con el Plan Nacional de Desarrollo Archivístico. De igual manera, estos planes estratégicos de archivos tienen que estar en sintonía con los planes de desarrollo de la sociedad que indique el Ministerio Popular para la Planificación y Desarrollo y con el plan estratégico de la nación.
Ahora bien, ya hemos hecho énfasis en la definición de planificación, como se debe planificar y algunas leyes venezolanas que se deben tomar en cuenta para la planificación de las actividades de un archivo. Pero, ¿Cuáles son los aspectos internos de los archivos que debemos tomar en cuenta para planificar?
Cuando hablamos de planificación de los archivos, debemos tomar en cuenta todas las actividades prácticas, informacionales y analíticas que se realizan.
En un archivo, se debe planificar partiendo desde los servicios tradicionales que se han implementado hasta los más innovadores que estén surgiendo. La planificación de los archivos implica: los servicios de consulta de la documentación; préstamo personal y la unidad interna del personal del archivo; la adquisición, selección, valoración y expurgo; los procesos técnicos y los servicios de referencia; el suministro de documentos; la teledocumentación, videoteca y planoteca. Así como, la formación de usuarios y de personal (alfabetización del personal).
Además, un gerente de la información le corresponde no solo satisfacer las necesidades de los usuarios, sino también del personal que labora en su unidad de información. En este sentido, los gerentes de la información están obligados a ejercer una planificación sobre los recursos, el personal, el cumplimiento de sus funciones, la infraestructura, las colecciones, los servicios y la calidad de los servicios.
En conclusión, en un archivo se debe establecer una planificación que indique todos los parámetros que hemos mencionado anteriormente. De esta forma, las necesidades de los usuarios y de nuestra unidad de información quedarán evidenciadas. Y partiendo de esas necesidades es que se elaborará el plan de acción de nuestro archivo.
Hay que resaltar, que la planificación estratégica de un archivo, no debe ser diseñada por una sola persona (el gerente de la unidad de información). Todas las personas vinculadas al archivo: gerente, profesionales de referencia, profesionales de procesos técnicos y analistas de información, deben participar en el diseño del plan estratégico y el plan operativo. De esta forma, se rompe el modelo tradicional piramidal y se crea un modelo horizontal, donde se produce una tormenta de ideas y se garantiza la participación de todos los trabajadores, en la creación de los planes estratégicos.
Bibliografía
1) Biblioteca de la Universidad de Cornell. Gestión de Archivos: de la teoría a la práctica. Universidad de Cornell : Nueva York, 2003. [En Línea] :
http://www.library.cornell.edu/preservation/tutorial-spanish/technical/technicalC-01.html
2) Alberch Figueras, Ramón. La Gestión Archivística. Dirección General de Patrimonio de Cultura : Madrid, 2007. [En Línea] :
www.gobiernodecanarias.org/cpj/igs/.../archivos_generalitat2007.pdf
3) Casellas Serra, Lluís Esteve. La gestión archivística de los fondos y colecciones fotográficas. Jornadas de Investigación de los Archivos fotográficos : Madrid, 2005. [En Línea] :
http://www.girona.cat/sgdap/docs/La_gestion_archivistica_de_los_fondos_y_colecciones_fotograficas.pdf
4) Hewlett-Packard. Administración de Sistemas y Grupos de Trabajos: guía para los administradores de sistemas HP-UX. Massachusetts, 2006.
[En Línea] : http://docs.hp.com/es/B2355-90957/B2355-90957.pdf
5) Info-Planificación. Metodología para la Planificación de Archivos.
[En Línea] : http://infoplanificacion.blogspot.com/
6) McGraw-Hill. Clases de Archivos. [En Línea] : www.mhe.es/cf/ciclos.../archivos/unidad1_recurso6.doc
7) Ley Orgánica de la Administración Pública. Gaceta Oficial N° 37.305 de fecha 17 de octubre de 2001.
8) Ley de Archivo Nacional. Gaceta Oficial N° 21.660 de fecha 13 de julio de 1945.
Toda unidad de información funciona en el marco de un sistema, y en cada uno de esos sistemas actúan una serie de sub–sistemas. Es decir, la unidad de información se desempeña como un gran engranaje en el que todo debe estar coordinado hacia un solo fin, la satisfacción de las necesidades de información de los usuarios.
Este sistema funciona bajo cuatro procesos que se realizan en cualquier unidad de información: la captación, el procesamiento, el almacenamiento y la difusión. Obviamente, de estos procesos surgen otras actividades más específicas que la estaremos explicando más adelante.
Cualquier sistema de información, va a estar enmarcado por los principios gerenciales o de la administración: planificación, organización, evaluación y ejecución. Sin ellos ningún sistema podrá funcionar eficientemente.
a) Gestión de Archivos:
Cuando nos referimos a la gestión en los archivos, se trata de todas las actividades administrativas, técnicas y analíticas que se realizan en estas unidades de información. En este sentido, desde los archivos de gestión o administrativos, pasando por el archivo central y finalizando en el archivo histórico, se llevan a cabo los principios gerenciales y los cuatro procesos claves de toda unidad y servicio de información.
Ahora bien, ¿Cómo se aplican todos estos procesos y principios gerenciales en los archivos, y cómo influyen en su gestión?
- Captación: En principio, en un sistema de archivo, se debe recoger la información de todos los documentos producidos y recibidos por una institución, en el ejercicio de sus actividades administrativas. Generalmente, este proceso se cumple en los archivos administrativos. Igualmente, todo sistema de archivo cumpliendo con su rol de unidad de información, debería realizar un proceso de captación de la información externa a la institución, partiendo de los acontecimientos políticos, económicos, sociales y culturales, con el fin de determinar sus efectos e influencias para nuestra institución. Este segundo proceso de captación, se ha relegado y no se ha ubicado en qué tipo de archivo desarrollarlo. En mi opinión, en un sistema de archivo se debe abrir otro campo que se dedique netamente a la captación de la información externa, mediante investigaciones, monitoreos de medios y otras actividades, en otras palabras, un centro de documentación.
- Procesamiento: Durante esta actividad se realizan todos los procesos técnicos que se llevan a cabo en un archivo: el análisis documental.
El análisis documental comprende dos procesos: el análisis formal y el análisis contenido.
El primero constituye toda la descripción externa del documento, es decir, son todas aquellas características que diferencian a un documento de otro. Ejemplo: organismo productor, fecha, tipología etc.; En este análisis se realiza la descripción y catalogación de los documentos.
El análisis de contenido, es aquel que analiza e interpreta el contenido de los documentos, para representarlos en palabras claves o en un lenguaje documental. En este proceso se lleva a cabo la indización y la clasificación.
Algunos autores, afirman que los procesos técnicos deben desarrollarse en el archivo central. Mientras que otros revierten esa tesis, y dicen que estos procesos se deben aplicar en el archivo administrativo.
A mi parecer, creo que el orden de los documentos se debe aplicar en su fase activa, es decir, en su permanencia en el archivo administrativo. Esto es debido, a que los documentos no deben llegar sin ningún orden al archivo central. Además, es más sencillo realizar el análisis documental a medida que se vayan produciendo los documentos, que realizarlo en el archivo central donde los documentos llegan en masas.
- Almacenamiento: Comprende la organización sistemática y lógica, mediante un cuadro de clasificación documental. Este proceso se realiza en todos los archivos, desde el archivo administrativo, pasando por el central y llegando al histórico, en todos se almacenan los documentos.
- Difusión: vislumbra la creación de los flujos informacionales para la recuperación y difusión de la información: bases de datos, páginas web etc.
Cuando los archivólogos se disponen a realizar todo estos procesos, deben tener conciencia de los principios gerenciales. Todo sistema funciona, si es gerenciado eficientemente.
- Evaluación: En primer lugar, se deben evaluar las necesidades de los usuarios, y posteriormente las fortalezas y deficiencias de nuestro sistema de información. De esta forma podremos definir las oportunidades y las amenazas que puede enfrentar nuestro archivo.
- Organización: Posterior la evaluación, se organizan las prioridades de nuestro archivo.
- Planificación: Después de una exhaustiva evaluación, se desarrolla una planificación de los objetivos que se van a cumplir a corto, mediano y largo plazo.
- Ejecución: consiste en realizar las actividades anteriormente planeadas y programadas.
Como podemos observar, la gestión de los archivos no es solo tratar a los documentos, conservarlos y organizarlos, sino que comprende un ciclo más complejo. Todos los procesos informacionales, técnicos, analíticos y gerenciales que describimos anteriormente, comprenden la gestión de los archivos. Dicha gestión tiene como finalidad, resguardar la integridad de los documentos y de la información; mantener la confidencialidad de los documentos, es decir, que la información le llegue a la persona indicada; y mantener la información disponible en todo momento, para la máxima satisfacción de los usuarios.
Hay que resaltar, que generalmente, los usuarios de los archivos es el personal administrativo de la institución o investigadores.
b) organización de los archivos:
Los archivos se deben organizar mediante un cuadro de calcificación documental. Generalmente, este cuadro es un reflejo de la estructura de la institución, donde se pueden identificar las funciones de todas las unidades administrativas.
El cuadro de clasificación documental se establece para tener un orden sistemático y un control en la producción de los documentos.
Sin embargo, con la sola puesta en práctica del cuadro de clasificación documental, los documentos no van a estar completamente ordenados. Hay que realizar el análisis documental: la descripción, catalogación y por último la clasificación.
Para realizar el análisis documental de los documentos, hay que tener conocimiento del contexto de las acciones en que fueron realizados. Además, de llevar a cabo un proceso de investigación exhaustiva para saber con exactitud qué información contiene el documento, quien lo produjo y que objetivo tiene que cumplir.
A continuación, les mostraremos un ejemplo de un cuadro de clasificación documental.
FONDO
Sub-Fondo
Series
Sun-Series
Unidad Documental Compuesta
Unidad Documnetal Simple
También hay que tomar en cuenta los principios fundamentales de la archivología: El principio de procedencia y de orden original.
El principio de procedencia consiste en no ligar los documentos provenientes de una oficina con los que proviene de otra. Y el principio de orden original, se trata de no cambiarle el orden con que están establecidos los documentos.
2) Tipos de archivos y su importancia.
Principalmente, los archivos se dividen en 3 tipos: el archivo de gestión o administrativo, el archivo central y el archivo histórico.
a) Archivo de Gestión o Administrativo: en este archivo se conservan los documentos en fase de tramitación, así como lo que son frecuente para la gestión de de os asuntos administrativos. Están bajo la responsabilidad y manejo directo de las unidades administrativas. Los autores indican que la documentación debe permanecer en esta fase entre 1 y 5. Sin embargo, si existen expedientes conclusos y su uso no es corriente, se debe pasar al archivo central antes los 5 años.
b) Archivo central: en esta fase la documentación ha perdido la utilidad por la cual había sido creada, la gestión. Pero adquiere otras funciones como la probatoria o testimonial de la gestión que se cumplió anteriormente. Las grandes administraciones la transfieren desde sus archivos administrativos a este, caracterizado por asegurar la instalación masiva de los documentos, desde 15 a 30 años. En este archivo, también se realizan los procesos de valoración selección y expurgo.
c) Archivo Histórico: A partir de esta fase, la documentación seleccionada por su valor informativo, histórico y cultural, se conserva hasta la perpetuidad, en condiciones que garanticen su integridad y transmisión de las generaciones futuras.
Sin embrago, existen otras clasificaciones de los archivos, como por ejemplo:
Los archivos según su grado de utilización:
a) Archivos Centralizados: Es cuando toda la documentación de la institución, se conserva en un solo espacio físico.
b) Archivos Descentralizados: Consiste en que cada unidad administrativa de la institución contenga su propio archivo.
Los archivos según el tipo de documentos que contienen:
a) Archivos de Gobierno: recogen los documentos que son el testimonio de las acciones y relaciones nacionales e internacionales que son de interés para los gobiernos de las naciones.
b) Archivos eclesiásticos: en ellos se conservan los documentos religiosos.
c) Archivos de la administración: Conservan documentos relacionados con la administración central, administraciones autonómicas y administraciones locales.
d) Archivos Jurídicos: es donde se inserta todo el material documental jurídico
e) Archivos de Prensa: recogen toda la documentación periodística
f) Archivos Cartográficos: son aquellos que conservan toda la información geográfica de una región.
g) Archivos Financieros: conservan toda la documentación generada por las instituciones financieras.
Como podemos observar, existe un gran número de clases de archivos, solo es cuestión de definir la función de la institución o de la unidad administrativa a la que pertenece nuestra unidad de información y definir sus clases. También podemos encontrar archivos de recursos humanos, de historias médicas, etc.
La planificación estratégica en los archivos:
La planificación es un proceso continuo que se realiza mediante un plan estratégico, que estudia los objetivos y las acciones a realizar a corto, mediano y largo plazo, con el fin de definir objetivos que orienten el rumbo de la organización.
La planificación debe de ser: coherente, flexible, continua, racional, participativa, comparable y sencilla.
Existen dos tipos de clasificación: la planificación estratégica y la operativa.
a) Planificación estratégica: Esta diseñada para satisfacer las metas generales de la organización.
b) La planificación operativa: Muestra cómo se pueden aplicar los planes estratégicos en el quehacer diario.
En principio, para planificar se debe elaborar un informe diagnostico donde refleje la situación actual de nuestra unidad de información. En el diagnostico debe quedar evidenciado las condiciones ambientales dentro de las cuales ha de funcionar la unidad, y las necesidades de la comunidad en relación con la gama de servicios que la unidad de información pueda ofrecer.
Posteriormente, se establece la programación de las acciones que se van tomar a corto, mediano y largo plazo. Se definen los objetivos, estrategias, actividades y la metodología con que se va a laborar. Igualmente, en este paso se establecen las políticas y las medidas sociales, legales, institucionales, financieras y organizativas, de recursos materiales y de personal.
Luego, se ejecuta el plan de acuerdo a al sistema operativo, programas y proyectos que elaboramos anteriormente. También, se controla, supervisa y se ejecuta. También se realizan las correcciones y el redireccionamiento de ser necesario.
Por último, se evalúan los resultados, y partiendo de ellos se planifica nuevamente.
En Venezuela, el órgano rector de de los archivos, es el Archivo General de la Nación (AGN). Su función es velar por la homogenización y normalización de los documentos, así como es la de salvaguardar y apoyar la documentación histórica, cultural y científica. Igualmente, presta asesorías a la organización y planificación de los archivos de la administración pública y de las organizaciones privadas.
Sin embrago, también existe el sistema nacional de archivo. Esta institución se encarga de coordinar las funciones de todos los archivos del país, sean de la administración pública o de organizaciones privadas, según los parámetros que indica el Archivo General de la Nación.
Obviamente, el AGN está fundamentado por las distintas leyes nacionales que rijan el funcionamiento de los archivos, como por ejemplo: la Ley Orgánica de Administración Pública y la Ley de Archivo Nacional.
La Ley Orgánica de la Administración Pública expresa lo siguiente:
Artículo 141: El objetivo esencial de los órganos de archivo del Estado es el de conservar y disponer de la documentación de manera organizada, útil confiable y oportuna, de forma tal que sea recuperable para uso del estado, en servicio de los particulares y como fuente de la historia.
Artículo 142: En cada órgano o ente de la Administración Pública habrá un órgano de archivo con la finalidad de valorar, seleccionar, desincorporar y transferir a los archivos intermedios o Al Archivo General de la Nación, según sea el caso, los documentos, expedientes, gacetas y demás publicaciones que deban ser archivadas conforme al reglamento respectivo.
Esto quiere decir, que la planificación de los archivos debe de estar enmarcada por las funciones que describen los artículos anteriores, de la Ley de la Administración Pública.
Igualmente, la misma ley hace referencia al Plan Nacional de Desarrollo Archivístico.
Artículo 146: El Plan Nacional de Desarrollo Archivístico se incorporará a los planes de la Nación y se elaborará con la participación y cooperación de las universidades con carreras en el campo de la archivología.
Aunque, los artículos de esta ley se limitan a nombrar a los archivos de la administración pública, las unidades de archivo de las instituciones privadas se deben acoplar a las normativas que indican estas leyes. Esto quiere decir, que todas las unidades de archivos del país deben elaborar su planificación estratégica o su plan operativo anual (POA), coordinándose con las leyes que rijan el funcionamiento de los archivos y con el Plan Nacional de Desarrollo Archivístico. De igual manera, estos planes estratégicos de archivos tienen que estar en sintonía con los planes de desarrollo de la sociedad que indique el Ministerio Popular para la Planificación y Desarrollo y con el plan estratégico de la nación.
Ahora bien, ya hemos hecho énfasis en la definición de planificación, como se debe planificar y algunas leyes venezolanas que se deben tomar en cuenta para la planificación de las actividades de un archivo. Pero, ¿Cuáles son los aspectos internos de los archivos que debemos tomar en cuenta para planificar?
Cuando hablamos de planificación de los archivos, debemos tomar en cuenta todas las actividades prácticas, informacionales y analíticas que se realizan.
En un archivo, se debe planificar partiendo desde los servicios tradicionales que se han implementado hasta los más innovadores que estén surgiendo. La planificación de los archivos implica: los servicios de consulta de la documentación; préstamo personal y la unidad interna del personal del archivo; la adquisición, selección, valoración y expurgo; los procesos técnicos y los servicios de referencia; el suministro de documentos; la teledocumentación, videoteca y planoteca. Así como, la formación de usuarios y de personal (alfabetización del personal).
Además, un gerente de la información le corresponde no solo satisfacer las necesidades de los usuarios, sino también del personal que labora en su unidad de información. En este sentido, los gerentes de la información están obligados a ejercer una planificación sobre los recursos, el personal, el cumplimiento de sus funciones, la infraestructura, las colecciones, los servicios y la calidad de los servicios.
En conclusión, en un archivo se debe establecer una planificación que indique todos los parámetros que hemos mencionado anteriormente. De esta forma, las necesidades de los usuarios y de nuestra unidad de información quedarán evidenciadas. Y partiendo de esas necesidades es que se elaborará el plan de acción de nuestro archivo.
Hay que resaltar, que la planificación estratégica de un archivo, no debe ser diseñada por una sola persona (el gerente de la unidad de información). Todas las personas vinculadas al archivo: gerente, profesionales de referencia, profesionales de procesos técnicos y analistas de información, deben participar en el diseño del plan estratégico y el plan operativo. De esta forma, se rompe el modelo tradicional piramidal y se crea un modelo horizontal, donde se produce una tormenta de ideas y se garantiza la participación de todos los trabajadores, en la creación de los planes estratégicos.
Bibliografía
1) Biblioteca de la Universidad de Cornell. Gestión de Archivos: de la teoría a la práctica. Universidad de Cornell : Nueva York, 2003. [En Línea] :
http://www.library.cornell.edu/preservation/tutorial-spanish/technical/technicalC-01.html
2) Alberch Figueras, Ramón. La Gestión Archivística. Dirección General de Patrimonio de Cultura : Madrid, 2007. [En Línea] :
www.gobiernodecanarias.org/cpj/igs/.../archivos_generalitat2007.pdf
3) Casellas Serra, Lluís Esteve. La gestión archivística de los fondos y colecciones fotográficas. Jornadas de Investigación de los Archivos fotográficos : Madrid, 2005. [En Línea] :
http://www.girona.cat/sgdap/docs/La_gestion_archivistica_de_los_fondos_y_colecciones_fotograficas.pdf
4) Hewlett-Packard. Administración de Sistemas y Grupos de Trabajos: guía para los administradores de sistemas HP-UX. Massachusetts, 2006.
[En Línea] : http://docs.hp.com/es/B2355-90957/B2355-90957.pdf
5) Info-Planificación. Metodología para la Planificación de Archivos.
[En Línea] : http://infoplanificacion.blogspot.com/
6) McGraw-Hill. Clases de Archivos. [En Línea] : www.mhe.es/cf/ciclos.../archivos/unidad1_recurso6.doc
7) Ley Orgánica de la Administración Pública. Gaceta Oficial N° 37.305 de fecha 17 de octubre de 2001.
8) Ley de Archivo Nacional. Gaceta Oficial N° 21.660 de fecha 13 de julio de 1945.
domingo, 28 de febrero de 2010
Archivos Administartivos e Intermedios
Archivos Administrativos e Intermedios
1) Definición de archivo y documento: Funciones e importancia.
a) Definición de archivos.
Cuando hablamos de archivos, hay que definirlos de dos maneras: en principio, debemos definir a los archivos como institución, unidades de información y dependencias prestadoras de servicios de información. Y posteriormente, debemos definir a los archivos como el contenido o fondo documental.
Si bien, se define como “archivo” al local o edificio donde se organizan, conservan y consultan los documentos. Igualmente, se considera un “archivo”, al conjunto de documentos producidos o recibidos por una persona o entidad, pública o privada. Es un Término que designa tanto al continente como al contenido.
Para solucionar esta polisemia, algunos autores han optado por definir como “fondo documental” o “fondo de archivo”, al conjunto de documentos. Igualmente, otros autores diferencian los términos de la siguiente forma: al local o edificio donde están ubicados los documentos lo definen como “Archivo”, mientras que para los fondos documentales utilizan el término “archivo”.
En resumen, se considera Archivo a la institución o unidad de información que se dedique a la conservación organización y consulta de documentos, que contengan información cultural, histórica o relevante para la sociedad. Y se define como fondo documental, a todos los documentos que produce o recibe una persona, familia, empresa u organismo público en el ejercicio de sus actividades.
b) Funciones.
Según Antonia Heredia, las funciones de los archivos son recoger, conservar y servir. Y para otros autores, las funciones de los archivos son básicamente, conservar, organizar y distribuir los documentos.
Sin embargo, con la evolución que está sufriendo la archivología y la innovación que se está dando hoy en día, estaríamos limitando las funciones de los archivólogos y de los archivos, si tomamos en cuenta que en un archivo solo se conservan, organizan y distribuyen documentos.
En mi opinión, las funciones de los archivos deben ser las siguientes:
- Captar: Se trata de recoger la información adecuada y pertinente para el desarrollo de la institución, partiendo de los acontecimientos sociales, económicos, políticos y culturales. Igualmente, se debe supervisar la entrada y salida de los documentos de archivos.
- Conservar: Consiste en la conservación de los documentos que tengan un valor histórico, cultural y científico para nuestra institución.
- Organizar: Consiste en la ordenación sistemática y lógica de los documentos, bajo la creación de un sistema de archivo y la elaboración de un cuadro de clasificación documental.
- Difundir: Se trata de la creación de flujos de información, para que su trasmisión sea llevada a cabo de la forma más rápida y fácil posible.
Estas funciones están fundamentadas por todos los fenómenos tecnológicos que están ocurriendo actualmente. Tal es el caso, de la sociedad de la información, la gestión del conocimiento, el internet y las necesidades de la sociedad de estar cada vez más informada. Con todos estos avances, las funciones de un archivo no deben estancarse en la conservación y organización de documentos, sino ir más allá y establecer una captación y difusión de la información.
Así como las sociedades han evolucionado, los archivos y sus profesionales también deben evolucionar.
c) Importancia.
Como pudimos apreciar en la definición que describimos anteriormente, todas las familias, empresas e instituciones públicas, necesitan tener un archivo. En principio, las instituciones utilizan a los archivos como un centro documental donde repose toda la documentación producida y recibida en el ejercicio de sus actividades. No obstante, un archivo no es un depósito de documentos, como ya lo mencionamos antes, sus funciones constan de captar, conservar, organizar y difundir.
Podemos decir que un archivo es el motor de cada institución, ya que a partir de ellos se puede recoger información actual de todos los hechos que estén ocurriendo en la sociedad, y poder acceder a documentos certificados y respaldados que le suministren datos concretos a todos sus usuarios. Además, es la unidad de la institución que organiza toda su documentación bajo un orden lógico, con el fin de hacer recuperable la información que contenga cada documento. Adicionalmente, es el órgano que conserva aquellos documentos, que por su contenido histórico, científico, cultural y por su utilidad e importancia para el desarrollo de la entidad deben de ser resguardados y conservados. Además, un archivo debe de crear los tránsitos informacionales necesarios para una difusión efectiva de la información.
Un organismo si un sistema de archivo no podría funcionar, debido a que toda la información administrativa de la entidad se encuentra en los archivos y adicionalmente, toda la información externa que recibe la institución reposa en ellos. Por esta razón, se puede decir que los archivos son los enlaces de todas las unidades administrativas de una empresa, institución u organismo.
d) Definición de Documento
Cuando hablamos de documentos, existen una gran variedad de definiciones que debemos interpretar. A continuación mencionaremos algunas:
Según el profesor Félix Del Valle Gastaminza, de la Universidad Complutense en la Facultad de Ciencias de la Información, define a los documentos como todo objeto que ofrece información.
Por lo tanto, la Unión de Organismos de Documentación de Francia, los define como todo elemento de información o fuente registrada, materialmente susceptible de ser utilizada para consulta, estudio o prueba.
Por último, Martínez Comanche, define a los documentos como todo mensaje icónico y simbólico incorporado a un soporte permanente y empleado con una finalidad informativa.
Gastamniza Del Valle, Félix. Documento: concepto y tipologías. Madrid : Universidad Complutense de Madrid. [En Línea]: http://www.ucm.es/info/multidoc/prof/fvalle/tema3.htm
Tomando en cuenta las definiciones anteriores, podemos decir, que un documento es el reflejo de cualquier actividad humana plasmada en un soporte material, en cualquiera de sus formas o medios utilizados. Un documento puede ser de distintos tipos:
- Textuales: Trasmiten la información mediante la escritura, ya sean manuscritos o impresos.
- Icónicos: Utilizan la imagen para representar la información, como los mapas, planos, gráficos y fotografías.
- Sonoros: Son aquellos que trasmiten la información mediante sonido: cassettes, discos compactos, etc.
- Audiovisuales: Combinan la imagen en movimiento y el sonido, tales como las películas, cintas de video, DVD, entre otros.
- Multimedia: Generado por procedimientos informáticos, incluyen textos, imágenes, sonidos y video, tales como las páginas web.
Generalmente, la mayoría de las personas asociaban a los documentos con escritos. Sin embargo, las nuevas tecnologías de información y comunicación (TIC) han revolucionado a los documentos, los archivos y sus profesionales.
Funciones e Importancia.
Los documentos son el vehículo de la información. El documento es el soporte material del conocimiento y la memoria de la humanidad. En ellos están registrados todos los hechos históricos, culturales, científicos, económicos, políticos y deportivos que han marcado a nuestra sociedad. Si bien, existen otras fuentes de información como las conferencias y los programas de radio y televisión, Estas están basadas en la información que ofrecen los documentos. Toda información que aporte un documento, es sinónimo de credibilidad.
En esencia, la función de los documentos es registrar y trasmitir la información que contienen
2) Documentos administrativos: definición, tipos y funciones
a) Definición:
Un documento administrativo, es el registro de información recibida o producida por una persona, física o jurídica, pública o privada, en el ejercicio natural de sus actividades.
Estos documentos se pueden dividir en dos grandes grupos: los documentos internos, son aquellos que produce la propia institución mediante sus actividades administrativas diarias, y que quedan incorporados en los archivos de gestión o administrativos hasta que sus funciones terminen. Y los documentos externos, que son generados por la propia administración, pero que tienen salida al exterior.
b) Tipos:
Los documentos administrativos más comunes son los siguientes:
- Circulares
- Minutas
- Actas
- Oficios
- Informes
- Memorándums
- Requisición de compras
- Facturas
- Viáticos
- Baremos
- Autorizaciones
- Sanciones
- Normativas
c) Funciones:
Los documentos de administrativos cumplen básicamente dos funciones:
- Función de constancia. Los documentos son el reflejo de las actuaciones administrativas de cada entidad. De esta manera, se garantiza la conservación de los actos y la posibilidad de demostrar su existencia y los efectos que causan todas las actividades administrativas de la institución
- Función de comunicación. Los documentos administrativos sirven como medio de comunicación de los actos administrativos. Esta comunicación es interna, entre las unidades administrativas que componen la institución, y externa para establecer relaciones con otras organizaciones.
3) Archivos Administrativos: Definición, Funciones, Organización e Importancia
a) Definición:
Solamente en las organizaciones administrativas de gran volumen y complejidad se distinguen unos locales acondicionados como archivo administrativos.
Estos archivos son la unidad de información en la que se depositan para su organización, difusión y consulta, aquellos documentos que cumplen con la fase activa de su ciclo vital y que se encuentran al servicio exclusivo de la entidad productora para el desahogo de actividades y trámites corrientes. Es decir, es un archivo de trámite
Generalmente, estos archivos están ubicados en las oficinas que producen o reciben documentos. De tal forma, que la documentación en trámite esté cerca de los usuarios.
b) Funciones:
Los archivos administrativos reúne los documentos cuyo para la gestión es hipotético, pero no seguro. Las tramitaciones están conclusas, pero un recurso o el regreso sobre un asunto determinado puede hacerlas regresar a la fase anterior, el archivo de gestión.
c) Organización:
Todo archivo debe contener un orden lógico para los documentos. En principio se debe establecer un cuadro de clasificación documental, en el cual quede reflejado todas las unidades administrativas de la institución. Posteriormente se deben determinar las funciones de cada departamento. Realizada la clasificación por series documentales, se procede a desarrollar los expedientes. Cada unidad documental compuesta, se debe ordenar desde el documento más viejo hasta el más nuevo, por esta razón los expedientes se leen de atrás para adelante.
d) Importancia:
El archivo administrativo, es donde se depositan los documentos que están en trámite. Además, es en esta etapa donde se le impone un orden a los documento, con la finalidad de que lleguen con una organización establecida al archivo intermedio.
4) Archivos intermedios: Definición, funciones. Organización. Importancia.
a) Definición:
El archivo administrativo, es aquel que conserva los documentos que prácticamente han perdido la utilidad por la cual había sido creada. Generalmente, este es el archivo más grande de todo el sistema.
b) Funciones:
La función del archivo administrativo, es conservar aquellos documentos que se consultan esporádicamente, y que su función es servir como garantía y proporcionar información de las actividades administrativas realizadas por la institución.
c) Organización.
La organización de los documentos se lleva a cabo en el archivo de gestión o administrativo. No obstante, en el archivo intermedio, se deben respetar los principios de procedencia y orden original.
- Principio de Orden Original: consiste en respetar el orden de los documentos que traen desde el archivo de gestión.
- Principio de Procedencia: se trata de no ligar los documentos pertenecientes a una unidad administrativa, con otros que fueron producidos por un departamento diferente.
d) Importancia:
Estos archivos, son el punto de equilibrio de todo el sistema de archivo. En los archivos administrativos se conservan los documentos de uso esporádico, pero que funcionan como garantía de las actividades realizadas por las instituciones. Además, es en esta etapa donde se lleva a cabo el proceso de elaboración y expurgo, que consiste en trasferir los documentos de contenido cultural para el archivo histórico, y de eliminar aquellos que no tiene mayor trascendencia para la entidad.
Bibliografía
1) Alberch Figueras, Ramón; Cruz Mundet, José Ramón. Archívese: los documentos del poder y el poder de los documentos. Madrid : Alianza Editorial, 1999.
2) Mediático. Com. Periodismo de Investigación: importancia de los archivos en el periodismo de investigación. {En línea}: http://www.mediatico.com/es/periodismo_de_investigacion/018.asp
3) Gastamniza Del Valle, Félix. Documento: concepto y tipologías. Madrid : Universidad Complutense de Madrid. [En Línea]: http://www.ucm.es/info/multidoc/prof/fvalle/tema3.htm
4) Pernía, Humberto Alí. Diccionario de Archivología: términos relativos a la archivología, paleografía, diplomática, transcripción, documentos, ciencias de la información y materias a fines. Caracas : Ministerio de la Justicia, 1990.
5) Galende Díaz, Juan Carlos; García Ruiperez, Mariano. El concepto de Documento desde una perspectiva interdisciplinar : de la diplomática a la archivística. Madrid : Universidad Complutense de Madrid, 2003. [En Línea] : http://revistas.ucm.es/byd/11321873/articulos/RGID0303220007A.PDF
6) Sánchez Prieto, Ana Belén. Documentos Administrativos : un ensayo de diplomática contemporánea. Madrid : Universidad Complutense de Madrid, 1995. [En Línea] : http://revistas.ucm.es/inf/02104210/articulos/DCIN9595110193A.PDF
Suscribirse a:
Entradas (Atom)
