Gestión Documental

Definición
Cuando hablamos de gestión documental, en lo primero que pensamos es en todo el tratamiento que se le da a los documentos. Si bien, esta afirmación no es incorrecta, pero la gestión documental abarca muchas más actividades que el tratamiento de los documentos.
Empecemos por definir a la gestión documental:
La Ley General de Archivos de Colombia afirma: “la gestión documental es un conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo, y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.”
Mientras que Fernando Gil Paloma (1999) dice: la gestión documental pretende abarcar desde la elaboración de los documentos hasta su servicio, pasando desde su organización y descripción.”
Tomando en cuenta las ideas anteriores, la gestión documental consiste en el tratamiento y conservación que se les da a los documentos, desde el principio de su ciclo de vida, es decir, desde su producción hasta su eliminación o conservación permanente. En este sentido, la gestión documental ahonda todas las etapas que constituyen el ciclo de vida de los documentos, por supuesto respetando los principios de procedencia y de orden original.
Sin embargo, todo el proceso de gestión documental está ligado a todos los procesos gerenciales, administrativos e informacionales que se realizan en una unidad de información. Esto es debido, a que no se pueden realizar las actividades de la gestión documental sin que estén sustentadas por todos los movimientos gerenciales e informacionales.
Una Archivo es un gran sistema que funciona como un engranaje, donde están involucrados tres subsistemas principales para su buen funcionamiento: sub-sistema documental, sub-sistema administrativo y sub-sistema de información.


Objetivo:
El principal objetivo de la gestión documental es organizar la información con el fin de hacerla manejable y recuperable para el momento en se necesite. También, se planifican los periodos de tiempo en que la documentación debe pertenecer en cada archivo (archivo administrativo, central e histórico).

Sub-Sistemas de Gestión Documental:
Como mencionamos anteriormente, la gestión documental está integrada principalmente por tres sub-sistemas principales: sub-sistema documental, sub-sistema administrativo y sub-sistema de información.

Sub-Sistema Documental:
En este sub-sistema se llevan a cabo los procesos de captación, ingreso, clasificación, valoración, descripción, transferencia, selección y expurgo de la información. Este primer paso consiste en desarrollar todas las actividades técnicas y prácticas de la gestión documental.

Sub-sistema Administrativo:
El sub-sistema documental debe tener como soporte al sub-sistema administrativo. En esta etapa se realizan los cuatro procesos gerenciales: evaluación, planificación, organización y ejecución. Así mismo, estos cuatro procesos deben estar vinculados con la línea de planificación y desarrollo, es decir, con la filosofía de gestión que se esté implementando en el momento. En el caso de Venezuela se establecerán las actividades según las leyes de archivos que estén en las Constitución de la República Bolivariana de Venezuela; se planificará según lo planteado el Plan Nacional Simón Bolívar; y se actuará según las directrices del Ministerio Popular Para la Cultura.
Un gerente de la información debe de estar al tanto de las directrices de estas instituciones, ya que partiendo de ellas elaboraremos nuestro Plan Operativo Anual (POA) de nuestro archivo o unidad de información.

Sub-Sistema de Información:
Este sub-sistema comprende todo los mecanismos para la difusión de la información. Es decir, se crean los medios de información necesarios para hacerla accesible y disponible. Entre estos medios podemos encontrar:
- Sistemas de información y referencia
- Ficheros o bases de datos
- Servicios de préstamos de expedientes
- Cartelera informativas
- Páginas web
- Publicaciones periódicas y demás medios de información.

La gestión documental y la toma de decisiones en las organizaciones:
La gestión documental es un gran reto para cualquier organización, las que tarde o temprano, tendrán que enfrentar, a menos que quieran ser organizaciones obsoletas y poco actualizadas.
Al principio, definimos gestión documental como: el tratamiento y conservación que se les da a los documentos, desde el principio de su ciclo de vida, es decir, desde su producción hasta su eliminación o conservación permanente. En este sentido, la gestión documental ahonda todas las etapas que constituyen el ciclo de vida de los documentos, por supuesto respetando los principios de procedencia y de orden original.
Hay que destacar que los usuarios primarios de los documentos son los profesionales y funcionarios de las distintas áreas que laboran en una institución. En este sentido, la toma de decisiones se realiza partiendo de la información que proporcione cada documento. Por esta razón, es sumamente necesario que las organizaciones cuenten con un personal calificado que capte, organice y cree los medios necesarios para la accesibilidad y disponibilidad de la documentación, para su recuperación, en el momento que sea necesario.


El profesional de la información frente a estos retos:
El archivólogo, es un profesional que está capacitado para captar, preservar, organizar, distribuir y difundir la información. Sin embargo, en algunos casos la función de estos profesionales se ve limitada por instituciones, organizaciones y empresas, públicas y privadas, que contratan a los archivólogos única y exclusivamente para conservar organizar y distribuir los documentos producidos o recibidos por ellas mismas. No obstante, existe otra limitación mucho más grave que la que hemos descrito anteriormente. Tanto los estudiantes como los profesionales de esta área, en su gran mayoría, se imponen limitaciones en cuanto sus conocimientos y funciones laborales. En este sentido, estamos en presencia de profesionales que no explotan todo su potencial intelectual y que no aprovechan el total de las herramientas académicas establecidas en el pensum de estudio de la carrera, para su crecimiento profesional.
En esencia, se producen dos limitaciones: la primera, es “la autolimitación” que se imponen los estudiantes y profesionales de la archivología, y la segunda está fundamentada por el falso concepto que tienen las organizaciones y las instituciones sobre las funciones y el campo laboral que abarca un archivólogo.
Los archivólogos están siendo formados para ser “analistas de la información” y no “técnicos de la información”. Cuando un profesional del área se enfoca en la conservación, organización y distribución de documentos, este solo abarcará la parte técnica y práctica de la carrera. Por lo tanto, aquellos archivólogos que exploten la destreza de captar información, partiendo de los acontecimientos políticos, económicos, sociales, deportivos y culturales que ocurren en la sociedad, pudiendo sacar provecho de ellos y utilizarlos para un mejor desarrollo de la institución en que laboren, y tengan la capacidad de hacer accesible y disponible la información, por medio de la creación de flujos informacionales, para la mayor difusión posible, serán considerados “analistas de la información”.
En resumen, se están produciendo dos perfiles profesionales de la archivología: “el práctico”, representado por los procesos técnicos de la carrera. Y “el analítico”, constituido por todo el proceso que desarrollaría el sistema práctico, y adicionalmente del análisis de la información y la propuesta de intercambio de conocimientos a distintos niveles en algunas materias profesionales.
Lo más grave de este fenómeno, ha sido su permanencia a pesar de la evolución de nuestra carrera. Este factor nos indica que los especialistas, profesionales y estudiantes del área, se han dedicado al estudio de la parte práctica de la archivología, obviando los otros axiomas, matices y ramas de esta ciencia.
Aunque, el gremio de los archivólogos es relativamente joven, son los profesionales y estudiantes de esta carrera, los únicos que tienen la solución a las limitaciones antes mencionadas.


Bibliografía

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2) Escobedo Guerrero, Sergio. Construcción de un Modelo de Trabajo de Gestión Documental en la Organización, en el Contexto de la Actividad Archivística. Universidad de Costa Rica : San Pedro de Montes de Oca, 2003
3) Moreno Torres, Fernando. Presentación de Gestión Documental. Granda, 2009. [En Línea] disponible en : http://www.youtube.com/watch?v=8AFky7inYZg
4) Artiles Visbal, Sara. La Gestión Documental, de Información y el Conocimiento en la Empresa : el caso de Cuba. Revista cubana de los profesionales de la información y la comunicación en salud, ISSN 1024-9435, VOL. 19, N°5, 2009
5) Fordaca Matheu, Núria. Ciclo de Vida de los Documentos del Sistema de Gestión para la construcción. Universidad Politécnica de Catalunya : Barcelona, 2005.